8 problemas de contabilidade mais comuns nas pequenas empresas

Existem alguns problemas de contabilidade que são muito comuns e ocorrem nas pequenas empresas. Principalmente, no setor de varejo, em que são feitas muitas vendas em um único dia. Assim, é papel do contador desse tipo de estabelecimento se ater a esses erros e orientar o seu cliente para que não os cometa.

Muitos empresários têm o hábito de ouvir os contadores e ver neles uma espécie de orientador sobre o negócio. É por isso que você deve ter ciência da importância das suas atividades também como consultoria e não apenas em serviços burocráticos.

Pensando em auxiliá-lo nesse sentido, listamos uma série de problemas de contabilidade mais comuns nas pequenas empresas e traremos dicas sobre como evitá-los. Continue conosco e confira!

1. Falta de comprovantes de pagamentos de despesas

Muitos microempreendedores têm o hábito de descartar comprovantes de pagamentos de despesas, por não os julgarem importantes, muitas vezes pelo baixo valor. Porém, a falta desses documentos pode fazer com que a empresa pague, equivocadamente, menos impostos ou cometa erros no fluxo de caixa.

Quando os comprovantes de pagamentos de despesas não forem corretamente debitados do fluxo de caixa, o empresário gerará relatórios gerenciais incorretos. Isso pode atrapalhar nas questões contábeis e também dar uma falsa ideia de que o negócio tem lucros maiores.

Por isso, é preciso manter todos os registros de pagamentos de despesas, por mais que eles pareçam insignificantes ou pouco relevantes para o fluxo de caixa da organização.

2. Contas bancárias não lançadas

Outro problema bastante comum entre os pequenos empresários são as contas bancárias não lançadas. Assim, quando o empreendedor não comunica o contador de que possui conta corrente em um determinado banco, poderá estar cometendo um erro contábil grave.

Isso porque, por mais que uma conta bancária seja pouco movimentada, podem ser feitos pagamentos, transferências via TED ou outras modalidades para esse endereço bancário.

Assim, ao não informar o contador sobre todas as contas bancárias da empresa, o pequeno empreendedor poderá estar, mesmo sem que essa seja sua intenção, negligenciado valores. Isso pode causar problemas com fiscalizações da Receita Federal.

3. Entradas não identificadas

Também é comum que alguns microempreendedores não identifiquem todas as suas entradas de dinheiro no fluxo de caixa. Isso é grave, pois torna os relatórios incompletos e impossibilita o total controle das finanças da empresa.

Digamos que o empresário está esperando pelo pagamento de dois clientes que fizeram compras no mesmo valor, por exemplo. Se um deles pagar e o outro não, não será possível saber quem é o inadimplente, caso as entradas não sejam identificadas.

4. Violação dos princípios de contabilidade

Quando alguém abre uma empresa, caso não tenha vivência na área, é comum que não conheça todos os princípios da contabilidade. Assim, por falta de experiência, o empresário pode esquecer de pagar impostos, pagar impostos que não são necessários etc. Tudo isso pode gerar prejuízos, como o pagamento de multas.

É por isso que o contador precisa atuar como uma espécie de consultor para os donos dos negócios. Deve-se conquistar a confiança dessas pessoas e orientá-las para que elas não cometam violação dos princípios de contabilidade.

5. Descuidos na emissão de notas fiscais

Os descuidos na emissão de notas fiscais podem trazer grandes problemas para os negócios. Afinal, ao não emitir esses documentos, a empresa pode ser multada em valores altos, que comprometem até mesmo toda a sua saúde financeira.

É preciso conscientizar os lojistas e outros empresários do setor varejista que não existe venda sem nota fiscal. Por mais que o valor vendido tenha sido pequeno, é preciso emitir as notas sempre e não apenas quando o cliente solicitar.

Por isso, ter um software de gestão para a emissão de notas fiscais é algo tão importante, de modo que tudo possa ser feito de forma rápida e prática, sempre que uma venda for realizada.

6. Presunção de lucros sem considerar os custos de um projeto

Por impulso ou ânsia de conquistar lucros maiores, alguns empresários podem assumir riscos, como fazer uma grande reforma na infraestrutura da loja ou se tornar franqueado exclusivo de uma marca, por exemplo.

No entanto, antes de tomar uma decisão importante, é preciso colocar tudo na ponta do lápis e avaliar se o negócio realmente vale a pena. Deve-se analisar quais serão os custos do projeto e se as previsões de lucro realmente têm grandes chances de acontecer.

Além disso, não é recomendado que sejam assumidos riscos sem que haja dinheiro suficiente em caixa para cobrir os seus gastos, caso a lucratividade não seja a esperada.

7. Cometer falhas nas contratações

As empresas pecam ao não cumprir todas as exigências necessárias ao contratar funcionários. É preciso ter em mente que o fato de uma empresa ser pequena não significa que ela possa ter colaboradores trabalhando sem carteira assinada.

É preciso orientar os seus clientes sobre a importância de contratar os seus funcionários nos regimes de CLT ou PJ, bem como as consequências contábeis que elas geram.

Entre outros, o valor pago de INSS, férias e décimo terceiro salário precisa ser levado em consideração e sai bem mais em conta do que pagar indenizações, devido a processos trabalhistas gerados por funcionários insatisfeitos.

8. Falta de um software de gestão

Por mais que um negócio não seja muito grande, é difícil controlar o fluxo de caixa, a emissão de notas fiscais, o estoque, entre outras questões que refletem no setor contábil, sem ter um software de gestão adequado.

Assim, investir nesse tipo de programa traz muitos benefícios para os empreendedores e é papel do contador orientá-los sobre essa necessidade, uma vez que eles podem não ter consciência sobre a relevância dos softwares.

Esses são alguns dos principais problemas de contabilidade mais comuns nas pequenas empresas. Por isso, preste atenção e oriente os seus clientes para que não os cometam em seus negócios.

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Lucas Testoni - Assistente de Marketing

Analista de Marketing no MYRP Gestão