Como emitir nota fiscal eletrônica: confira o passo a passo

Você sabe como emitir nota fiscal eletrônica? Esse documento obrigatório que comprova a venda de produtos ou serviços é útil para a arrecadação de tributos por parte do governo, e por isso, as empresas que não emitem o comprovante cometem crime de sonegação fiscal — vale ressaltar que somente o MEI (Microempreendedor Individual) não é obrigado a efetuar o lançamento.

Sem dúvida, as notas fiscais são fundamentais aos negócios. E você, está interessado em saber mais sobre o assunto? Neste post explicaremos com mais detalhes a importância de emitir o documento, como lançá-lo e por que você precisa começar o quanto antes a emiti-lo. Acompanhe a seguir!

Qual é a importância de emitir a nota fiscal?

Como já destacado neste artigo, as companhias que não lançam o comprovante cometem crime de sonegação fiscal. Vale lembrar que quem descumprir a norma, estará sujeito a ficar de seis meses a dois anos presos, e a multa varia entre duas e cinco vezes o valor do tributo. Dessa forma, a emissão do documento garante a legalidade da sua empresa.

Além disso, há uma questão ética e de transparência com o seu cliente. Isso porque ele saberá o que comprou e, caso queira, poderá escolher entre trocar o produto, pedir a devolução da quantia paga ou redução de preço, caso tenha adquirido um item mais barato, por exemplo.

Como emitir o documento?

Para emitir o documento a sua empresa precisará seguir alguns passos. Explicaremos sobre cada um deles a seguir. Continue lendo!

Saiba que tipo de nota fiscal a sua empresa deve emitir

Existem vários tipos de notas fiscais e eles variam conforme a atividade da sua empresa. As principais formas do comprovante são:

  • Nota Fiscal de Serviços (NFS-e): é usada por negócios ou pessoas jurídicas (profissionais liberais, autônomos etc) que prestam serviços;
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): é emitida por empresas que fazem o transporte de cargas;
  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): trata-se do cupom entregue ao consumidor. Esse tipo de documento é muito usado no varejo;
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): esse modelo costuma ser mais utilizado nas transações entre pessoas jurídicas e pode ser operado nas negociações comerciais de um produto ou serviço.

Tenha um certificado digital

Para emitir o documento é necessário ter um certificado digital, que se trata de uma assinatura utilizada por pessoas físicas ou jurídicas que valida a nota fiscal. Funciona, portanto, como uma identidade eletrônica, e ela é usada para fins de identificação no ambiente virtual.

Credencie a sua empresa na Secretaria da Fazenda

Trata-se de um dos detalhes mais importantes de como emitir nota fiscal eletrônica. Isso porque a empresa precisa ter a permissão e ser credenciada pela Secretaria da Fazenda do seu estado para emitir o documento.

Procure por um programa de emissão de nota fiscal

Após todas as etapas citadas, você precisa encontrar um programa que faça a emissão do documento. Os softwares facilitam o cotidiano dos negócios, tornando a contabilidade simples, prática e descomplicada.

Existem várias opções disponíveis no mercado com diferentes preços. No momento da escolha, procure por características e componentes que sejam importantes no dia a dia do negócio, além de ter uma boa usabilidade, ou seja, ser fácil de usar.

Qual é a importância de lançar as notas o quanto antes?

As notas fiscais apresentam vários benefícios aos negócios, e por isso, apresentaremos abaixo os principais motivos para o seu negócio investir o quanto antes na emissão desse documento e pensar em alternativas sobre como emitir a versão eletrônica. Continue lendo!

Profissionalizar o negócio

Primeiramente, a emissão das notas fiscais eletrônicas profissionaliza o seu empreendimento. Isso ajuda a aumentar a credibilidade da empresa e facilita o fechamento de futuros negócios.

Economia de custos

Isso acontece porque não há necessidade de destinar um espaço para guardar os documentos. Os comprovantes fiscais ainda podem ser enviados por e-mail — ou seja, você não precisa gastar com Sedex e motoboy.

A sua empresa também economizará papel, pois não haverá gastos com impressora, tinta e bobina. Esse detalhe também elimina uma série de custos relacionados ao empreendimento.

Economia de tempo

Você não precisará procurar de pasta em pasta para encontrar uma determinada nota fiscal antiga. Por meio do portal da Nota Fiscal Eletrônica é possível consultar o comprovante de qualquer lugar e quando desejar. Para isso, basta incluir a chave de acesso de 44 dígitos do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e o código que aparece ao lado da área de acesso.

Dessa forma, você economiza tempo, já que não será necessário passar horas e mais horas até encontrar os documentos antigos.

Otimização do espaço

Não será necessário destinar várias prateleiras ou gavetas para guardar as notas fiscais. Afinal de contas, tem muitos documentos que realmente precisam ser armazenados. Um comprovante eletrônico, por exemplo, precisa ser guardada por, no mínimo, 5 anos.

Com o advento do comprovante eletrônico, esse problema acabou, pois, a partir de agora, é possível guardar os documentos no computador — muito prático isso, concorda?

Redução de erros

Como o sistema é todo informatizado, a nota fiscal eletrônica ainda tem a vantagem de reduzir erros e acabar com equívocos causados pela digitação incorreta. Isso evita o retrabalho de vários procedimentos da empresa, o que significa uma economia de dinheiro e tempo do seu negócio.

Otimização do controle financeiro

Como o acesso a esses documentos é rápido e prático, fica fácil para a sua empresa realizar o controle financeiro. Você consegue ver com mais clareza todas as receitas e despesas do seu empreendimento. A partir disso, pode-se analisar aquilo que está dando certo e desenvolver ações com intuito de melhorar os lucros. Essas informações ainda permitem que sejam feitas análises em relação aos possíveis custos que podem ser cortados.

As notas fiscais eletrônicas são importantes para profissionalizar o negócio e oferecem vários benefícios às empresas. Entre eles estão a redução de custos, diminuição de erros, economia de tempo e utilização do controle financeiro. A emissão desses documentos, portanto, é indispensável aos negócios.

Agora que você já sabe como emitir uma nota fiscal eletrônica, entre em contato com a gente e conheça o nosso sistema de gestão online. Ele faz a emissão de todos os documentos fiscais e a gestão completa da sua empresa.

Lucas Testoni - Assistente de Marketing

Analista de Marketing no MYRP Gestão