Como melhorar a produtividade? Tudo que você precisa para conseguir!

Você tem uma boa produtividade no trabalho? Caso a sua resposta não tenha sido positiva, é necessário que você reveja alguns conceitos e avalie a forma como desenvolve as suas atividades, pois ser produtivo é essencial por uma série de motivos.

Quando falamos em produtividade, vale ressaltar que estamos nos referindo ao ato de aumentar o nível de produção — seja no âmbito profissional ou pessoal. Isso porque é possível ser produtivo tanto no trabalho quanto em casa (nas atividades domésticas, por exemplo).

Neste post, vamos falar especificamente sobre a produtividade nas empresas, indicando tudo o que você precisa saber para conseguir melhorar esse quesito no seu negócio.

Ficou interessado? Então, continue a leitura e entenda mais sobre a importância da produtividade no trabalho, as principais técnicas que podem ser adotadas para aumentá-la e como escolher a melhor delas para você!

1. Qual é a importância da produtividade no trabalho?

Ser produtivo significa ter uma produção maior ou melhor, gastando menos tempo do que o habitual. Desse modo, uma empresa produtiva obtém mais lucratividade. É por isso que o objetivo de ser mais produtivo deve ser estimulado em todos os colaboradores, desde os cargos mais operacionais até os de alta gestão.

A ideia da produtividade também está relacionada ao planejamento estratégico de cada negócio, uma vez que o conceito tem a ver com a diminuição do tempo gasto com o desenvolvimento de ações de cunho operacional, criando disponibilidade para pensar em ações para melhorar a organização da empresa, por exemplo. Quanto menos burocratizado um negócio for, melhor — e a produtividade está diretamente ligada a isso.

De maneira geral, podemos dizer que ter produtividade significa ter equilíbrio, de modo que todas as tarefas e atividades realizadas em uma empresa sejam desenvolvidas no tempo adequado, porém, sem que a qualidade seja prejudicada. O fator equilíbrio, dentro desse contexto, é a peça-chave para uma companhia que deseja ser mais produtiva.

Cabe destacar que esse equilíbrio sofre a influência de fatores relacionados à vida pessoal de cada colaborador. Se um funcionário está dormindo mal à noite, se está se alimentando de forma inadequada ou se está passando por problemas pessoais que interferem na sua concentração, é bem provável que ele seja pouco produtivo no trabalho.

A produtividade só se efetiva, de fato, quando todos os funcionários estão alinhados com as necessidades relacionadas às funções que desempenham. Por isso, é papel do gestor desenvolver técnicas para que o ambiente de trabalho seja propício para o desenvolvimento de ações produtivas. Portanto, o estímulo à produtividade pode ser considerado um elemento a ser desenvolvido pelo endomarketing da organização.

Também é importante entender a diferença entre ser produtivo e ter muitas ocupações na empresa.

Imagine a seguinte situação: você começa a desenvolver uma tarefa importante no seu trabalho, como a elaboração de um relatório de estoque. No decorrer dessa atividade, o telefone toca e você precisa resolver uma demanda originada por um cliente. Em seguida, um fornecedor chega na empresa sem avisar e precisa ser atendido. Depois, você pega o seu celular, vê várias mensagens que precisam ser respondidas e resolve focar sua atenção nelas.

Todas essas tarefas fazem com que você se mantenha sempre ocupado, mas não necessariamente que você seja produtivo. Desse modo, se você costuma iniciar várias atividades durante o dia de trabalho, mas consegue finalizar poucas delas de forma satisfatória, é bem provável que esteja cometendo erros e sendo pouco produtivo.

Ter produtividade no trabalho, portanto, não significa ser multitarefa e executar muitas atividades ao mesmo tempo, mas sim saber priorizar as que são importantes e desenvolvê-las com qualidade, uma de cada vez.

Para que você entenda melhor, listamos os sinais de que a produtividade está prejudicada na sua empresa.

2. Quais são os sinais de que a sua empresa está sendo pouco produtiva?

Existem alguns indicadores que demonstram que uma empresa é pouco produtiva e precisa desenvolver ações para reverter essa situação. Veja, a seguir, os principais deles e faça um diagnóstico do seu negócio.

2.1 Excesso de reuniões

Algumas empresas têm o péssimo hábito de fazer reuniões para discutir coisas banais, que poderiam ser solucionadas por meio do envio de um simples e-mail, por exemplo. As reuniões são importantes, mas devem ser guiadas por pautas coerentes.

Antes de fazer uma reunião, pense se uma simples ligação telefônica ou emissão de um comunicado é suficiente para resolver a situação. Assim, você evita que você e seus colaboradores precisem parar o trabalho para debater sobre um assunto que pode ser resolvido facilmente e sem comprometer o tempo das equipes.

2.2 Acúmulo de tarefas

Conforme explicamos, ser multitarefa não é sinônimo de ser produtivo — ao executar várias atividades ao mesmo tempo, você corre o risco de não atingir resultados satisfatórios. Por isso, evite que as tarefas se acumulem. Analise o impacto de cada uma e dê prioridade sempre para aquela que for mais importante para o negócio naquele determinado momento.

Para ter mais foco, convém fechar as redes sociais e a caixa de entrada de e-mails durante a execução de tarefas importantes. Em caso de atividades muito complexas e que exigem alto nível de concentração, pode-se até mesmo desligar o celular e tirar o telefone do gancho para evitar interrupções.

2.3 Muitos “incêndios” para serem apagados

Quando a sua empresa apresenta muitos “incêndios” para serem apagados diariamente, com problemas surgindo a todo instante, significa que o planejamento das ações não foi feito de forma adequada.

Um dos fundamentos básicos da produtividade é manter tudo sempre muito bem estruturado e organizado para evitar que erros apareçam a todo instante.

2.4 E-mails e mensagens respondidos durante o dia todo

Parar tudo o que você está fazendo para resolver problemas que surgem a todo instante na sua caixa de e-mails ou nos aplicativos de troca de mensagens prejudica — e muito! — a sua produtividade.

Por isso, convém ter um horário específico para atender essas demandas. Você pode, por exemplo, reservar um momento da manhã e outro da tarde para focar nesse tipo de atividade.

Também é recomendado ter um celular corporativo para instalar os apps de mensagens, para que você possa separar as questões de trabalho das suas atividades pessoais — tanto para que você não trabalhe fora do expediente, como para que você não resolva questões pessoais, que não sejam urgentes, durante o horário de trabalho.

2.5 Falta de suporte tecnológico

A sua empresa precisa ter um suporte tecnológico adequado, pois não há como ser produtivo executando tarefas complexas — como o controle de estoque e de fluxo de caixa, bem como outras atividades da rotina contábil — utilizando apenas papel e caneta, como acontecia há 30 anos.

Hoje em dia, existem diversas ferramentas tecnológicas, como os softwares de gestão empresarial, que podem contribuir para que essas atividades de cunho mais burocrático e repetitivo sejam realizadas de forma mais rápida e automatizada, o que favorece o aumento da produtividade.

Ou seja: não se preocupe! Assim como há indicadores que demonstram problemas com a produtividade no trabalho, há técnicas que podem ser utilizadas para resolvê-los.

3. Quais são as técnicas de produtividade?

Para que você saiba como ter mais produtividade na sua empresa, listamos e explicamos algumas técnicas importantes que podem ser adotadas no seu negócio.

3.1 Planeje as ações

As suas ações precisam ser planejadas no ambiente de trabalho. Ou seja, é preciso ter um planejamento estratégico geral, com metas e prazos que precisam ser cumpridos por todos os colaboradores de uma empresa.

Porém, apenas isso não basta! É necessário também planejar pequenas ações do dia a dia, como resolver um problema delicado, finalizar um projeto etc. Para isso, é recomendado que você reserve um pequeno período, que pode variar entre cinco e dez minutos, ao final de cada dia para planejar o que será realizado no dia seguinte.

3.2 Crie checklists

A partir da identificação das demandas, você pode elaborar checklists diários com todas as tarefas que precisam ser realizadas, organizadas por ordem de importância. Sempre que uma atividade for finalizada, passe para o item seguinte da lista.

Essa organização é muito importante, pois garante que nada seja esquecido e que todas as atividades sejam desenvolvidas por ordem de importância. Seguir a lista evita que você perca tempo com tarefas inesperadas e irrelevantes, o que, consequentemente, gera maior produtividade.

3.3 Seja objetivo

Ter objetividade é essencial para quem deseja ser produtivo. Quem tem dificuldades para focar na execução de uma atividade por vez dificilmente será uma pessoa produtiva — o que pode afetar todo o ambiente de trabalho.

A objetividade e a clareza em relação à execução de atividades de cada função devem ser inseridas na cultura da empresa e incentivadas pelos proprietários ou líderes da companhia.

3.4 Utilize a técnica Pomodoro

Desenvolvida na década de 1980 pelo desenvolvedor de softwares italiano Francesco Cirillo e aplicada em organizações dos mais diversos segmentos em todo o mundo, a técnica Pomodoro é uma boa alternativa para quem precisa ser mais produtivo no trabalho — o nome faz referência aos cronômetros em forma de tomate (“pomodoro”, em italiano) utilizados na cozinha.

A técnica se baseia na divisão do fluxo de trabalho em grandes blocos, como se fosse um tomate cortado em pedaços. Assim, as atividades precisam ser desenvolvidas em espaços de tempo com concentração intensa, para que o cérebro seja estimulado e tenha mais foco.

Para aplicar esse método é preciso criar um checklist, como sugerimos. Em seguida, todas as atividades devem ser divididas em uma tabela, para que sejam realizadas em períodos com duração de 25 minutos.

Ao término dos 25 minutos, você marca com um “X” as tarefas que já foram executadas em sua lista e faz um intervalo de 5 minutos. Nesse período de tempo, vá ao banheiro, tome um café, aprecie a vista da sua janela, acesse as suas redes sociais, entre outras atividades que não tenham nada a ver com trabalho.

Depois de 4 ciclos desse tipo, faça uma pausa maior, que pode variar entre 15 e 30 minutos, para que você possa descansar e, assim, aumentar a agilidade da sua mente para executar as atividades em seguida.

Muito utilizada por empresários e colaboradores de empresas diversas, bem como por profissionais liberais, a técnica Pomodoro faz com que se possa trabalhar mais em menos tempo, o que gera, consequentemente, um aumento da lucratividade.

3.5 Evite a procrastinação

Sabe aquele ditado popular que diz “não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje”? Ele transmite muita sabedoria, pois a procrastinação não só gera a falta de produtividade como, em longo prazo, prejudica todo o seu negócio ou a sua carreira profissional.

Isso porque procrastinar — ato de perder tempo com futilidades e não se dedicar ao que é realmente necessário — faz com que os objetivos não sejam cumpridos dentro do prazos estabelecidos. Ou seja, essa é uma prática que impacta negativamente os resultados e compromete o sucesso do negócio.

A técnica Pomodoro, explicada no tópico anterior, é útil justamente por dar tempo para que possamos procrastinar, ou seja, ter 5 minutos entre as atividades de trabalho, para que o cérebro descanse com atividades com as quais não temos compromisso.

3.6 Mantenha uma rotina e hábitos saudáveis

Sim, a forma como levamos a nossa vida e os hábitos que cultivamos no dia a dia influenciam, e muito, o nosso desempenho no trabalho. Isso porque quando comemos alimentos saudáveis, praticamos exercícios físicos, dormimos bem e evitamos o estresse, não levamos problemas pessoais para o ambiente de trabalho.

Portanto, ter uma rotina equilibrada e saudável é primordial para que o trabalho possa ser realizado com boa produtividade, sem que erros sejam cometidos ou atividades sejam postergadas devido ao cansaço ou problemas similares.

3.7 Priorize atividades mais complexas

Lembra quando falamos sobre a produção de um checklist com tudo o que você precisa fazer durante um dia? Adiantamos que as atividades mais difíceis devem ser as primeiras a serem executadas.

Isso se justifica pelo fato de as atividades mais complexas exigirem mais tempo para a sua realização, de modo que é preciso desenvolvê-las logo pela manhã, quando você ainda estiver descansado.

Desse modo, conforme as horas do dia forem passando, as atividades mais delicadas vão sendo eliminadas e a sua agenda vai se tornando, aos poucos, mais leve e menos complexa.

3.8 Identifique períodos de produtividade

Contudo, as pessoas não são iguais. É natural que o melhor período do dia em relação à produtividade varie de acordo com o metabolismo e os hábitos de cada indivíduo.

Há quem diga que é interessante trabalhar mais pela manhã, pois nesse período do dia a cabeça ainda está “fresca”. Mas isso não é necessariamente uma regra.

Existem pessoas que podem apresentar melhor produtividade à tarde ou até mesmo à noite — quando não ocorrem interrupções como o telefone tocando, por exemplo. Nesses casos, o ideal é tentar negociar um horário de trabalho mais flexível e que combine com o seu perfil.

3.9 Use ferramentas tecnológicas

Quando falamos sobre indicadores de baixa produtividade em uma empresa, destacamos a importância das ferramentas tecnológicas para obter um melhor desempenho. Investir nesses recursos é essencial para otimizar o trabalho.

Existem aplicativos e programas que auxiliam na execução de algumas atividades. Veja, a seguir, algumas dicas de ferramentas que você pode adotar para melhorar a produtividade na sua empresa.

3.9.1 Softwares de gestão

As empresas, principalmente as do setor varejista, precisam ter um programa que otimize as rotinas burocráticas, como a gestão de estoque, o controle dos horários dos funcionários, o fluxo de caixa, a emissão de notas fiscais, entre outras atividades.

Somente assim é possível ter tudo muito bem organizado e integrado em um único sistema de gestão e garantir a produtividade do negócio como um todo.

3.9.2 Google Now

O Google Now pode servir como uma espécie de assistente virtual, que organiza as suas tarefas. Ele pode criar listas, mandar mensagens, programar ligações telefônicas, entre outras ações que facilitam o seu dia a dia.

Esse aplicativo, que pode ser utilizado em smartphones e tablets, também se destaca por contar com o recurso de comando por voz, ou seja, basta que você fale o que deseja fazer e seu assistente virtual fará para você.

3.9.3 Evernote

O Evernote é um aplicativo muito interessante para fazer anotações e guardar conteúdos. Assim, você pode anotar informações que serão úteis para atividades futuras e das quais você não pode esquecer.

Vale lembrar que diversos formatos de conteúdo podem ser armazenados no Evernote, como textos, imagens, fotos, vídeos etc. Além disso, você pode compartilhar ideias com outras pessoas da sua equipe. Para isso, basta colocar todos os envolvidos na mesma página.

3.9.4 Dropbox

Ter tudo muito bem organizado em pastas é importante para a produtividade, uma vez que, dessa forma, não se perde tempo para encontrar um documento, por exemplo.

Isso tudo se torna ainda mais prático se esses itens estiverem disponíveis na nuvem, podendo ser acessados em qualquer local com internet, e não apenas nos computadores da empresa.

O Dropbox viabiliza tudo isso por meio de planos desenvolvidos especialmente para empresas.

3.9.5 Asana

O Asana é um programa utilizado para o gerenciamento de projetos nas empresas. Ele é útil por permitir que toda a equipe acompanhe o andamento das tarefas.

Ele também possibilita que sejam criados calendários com datas estipuladas para cada etapa de uma tarefa. Além disso, todas as pessoas envolvidas em uma atividade podem interagir entre si, trocando mensagens por meio da própria plataforma e deixando tudo registrado em um único local.

3.9.6 Remember The Milk

Remember The Milk (“Lembre-se do Leite”, em tradução livre para o português) é um aplicativo que tem justamente a função de lembrar os usuários sobre tarefas que eles precisam realizar, eliminando a preocupação de um possível esquecimento e colaborando para ter mais foco na realização das tarefas.

Por meio do app você pode ter listas de lembretes para marcar reuniões e ligar para clientes por exemplo, e realizar essas atividades em horários programados, de forma que elas não afetem a sua produtividade.

O aplicativo pode mostrar notificações na tela do seu celular ou no computador conectado ao Skype. Ativando essa opção, o mensageiro mostrará nos horários escolhidos um lembrete das atividades pendentes.

3.9.7 Google Drive

Assim como o Dropbox, o Google Drive é um sistema para armazenamento de arquivos em nuvem. Porém, ele tem o diferencial de permitir que documentos sejam gerados por meio da própria aplicação.

No Google Drive é possível desenvolver textos, editar imagens, controlar planilhas e fazer apresentações de slides por meio dos próprios recursos que ele disponibiliza. Desse modo, não é necessário criar os arquivos em programas do seu computador e fazer o upload no aplicativo — embora essa opção também esteja disponível.

3.9.8 AirDroid

Outro aplicativo que pode ser útil para quem deseja melhorar a produtividade é o AirDroid. Trata-se de um programa que possibilita a integração entre um computador e a tela de um celular com sistema operacional Android.

Desse modo, é possível enviar mensagens de texto, ter acesso aos registros de chamadas, consultar contatos, transferir arquivos e até mesmo acessar a câmera do dispositivo de forma remota.

A versão grátis tem algumas limitações. Para ter acesso a todos os recursos é necessário efetuar o pagamento de uma taxa para a empresa desenvolvedora.

4. Como escolher a melhor técnica para mim?

No tópico anterior, listamos uma série de técnicas que podem ser adotadas nas empresas para que os colaboradores tenham mais produtividade. Em tese, todas elas podem ser aplicadas ao mesmo tempo e em organizações de qualquer tipo.

Porém, é natural que você pense que uma técnica é mais ou menos eficiente para o seu negócio. Desse modo, o ideal é analisar cada uma delas individualmente e verificar se a sua aplicação é ou não viável para a sua empresa.

De maneira geral, se você seguir a todas as dicas e orientações certamente conseguirá melhorar a produtividade na sua empresa. Por isso, não deixe de colocar em prática as nossas sugestões.

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Lucas Testoni - Assistente de Marketing

Analista de Marketing no MYRP Gestão