Como usar relatórios gerenciais para a tomada de decisões

Não há fórmula mágica para acertar os rumos e estratégias na gestão de uma empresa. O caminho do sucesso é um processo variável, segmentado e determinado por diversos fatores que se alteram em cada empresa. Além de condições de atuação da empresa, ramo, produtos ofertados e objetivos de crescimento, fatores financeiros, sazonais e locais também interferem no desenvolvimento e atuação dos negócios.

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Estar à frente de uma empresa e ajudar na tomada de decisões demanda mais do que percepção e flexibilidade de mudar. É necessário um conhecimento prévio do que já foi desenvolvido pelo negócio, quais estratégias já utilizou e quais os resultados obtidos. Também é necessário enxergar a empresa como um todo, tendo uma perspectiva ampla e integrada das atuações e dos setores, pois é necessário que as mudanças estejam condizentes com as metas, valores e o que de fato a empresa exerce.

Fazer os registros e guardar os resultados obtidos com ações, estratégias, bem como aqueles relatórios de desempenho administrativos e comerciais dão suporte aos gestores, auxiliando no acompanhamento histórico da empresa, além de servirem como base de decisões mais acertadas.
Um bom relatório é composto por registro pontuais e completos, engloba a análise de diversos setores da empresa e pode ser cruzado com outros dados para que a gestão da empresa tenha uma visão ampla e também especifica de setores ou ações.

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Um relatório não é um produto que finaliza uma ação ou estratégia empresarial, pois ele acomoda as práticas e relata os resultados que podem ser ajustados ou alterados. Mas também é necessário ir além da produção de relatórios gerenciais sem foco ou uma análise sequencial.

Mais do que uma análise numérica e a geração de gráficos e tabelas, cada relatório traz dados importantes que refletem o comportamento da empresa e são extremamente significativos. Por isso não basta preencher planilhas, é necessário compreender a função delas e aplicar a análise delas aos rumos da empresa.

 

Relatórios gerenciais: por que fazer

Relatórios gerenciais atuam no auxílio de planejamento empresarial por serem documentos que compilam informações necessárias para a compreensão da situação da empresa. Cada relatório contempla ações como financeira, comercial, setorial ou mais específicas, como resultados do investimento de determinada campanha.

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Com uma implementação simples e adequada à rotina da empresa e dos funcionários, é fácil tornar os relatórios uma ação comum da empresa. Para serem efetivos e gerarem resultados à gestão, os relatórios precisam ser corretamente preenchidos, verídicos e com informações completas, seja através de anotações ou por supervisão.

Planilhas e sistemas de gestão podem facilitar bastante na otimização desses relatórios, já que possuem uma estrutura que facilita o preenchimento, cruza dados e indica quais as informações pertinentes.

Também é essencial que realizar esses relatórios gerenciais seja fácil e adaptável à rotina da empresa, logo que a ferramenta deve ser uma tática que visa a melhoria da atuação, sem gerar preocupações extras.

  • Atualizam informações e a situação da empresa;
  • Mantêm informações estruturadas e de fácil cruzamento;
  • Auxiliam na consulta de ações empresariais;
  • Auxiliam na tomada de decisões e planejamento;
  • Dão maior compreensão dos resultados e impactos de decisões;
  • Podem ser facilmente consultados e ajudam a registrar os caminhos da empresa.

Um bom relatório gerencial

Utilizar relatórios gerenciais também exige planejamento através do modo de aplicá-los e quais os objetivos. Após determinar o que a sua empresa deseja acompanhar, alguns pontos podem facilitar na aplicação e estruturação:

Concisos: informações objetivas, fáceis de encontrar e preencher, além da fácil leitura dos dados. Para os relatórios usuais, ou seja, aqueles preenchidos com certa frequência, é importante que as informações sejam facilmente encontradas pelos funcionários, evitando que haja perda de tempo e dificuldade ao preencher os dados.

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Funcionais: devem ser adequados às necessidades e aos objetivos de análise. Se o intuito do relatório é analisar a produtividade comercial, por exemplo, os pontos a serem preenchidos devem englobar com pertinência as informações necessárias.

Completos: Não adianta demandar tempo e planejamento na elaboração e aplicação dos relatórios se eles não forem corretamente preenchidos. A precisão na utilização dessa ferramenta é ponto fundamental para obter uma análise correta, eficaz e verdadeira.

Aplicando na tomada de decisões

Toda ação implementada na empresa visa um resultado, por isso não basta compreender a necessidade dos relatórios gerenciais e aplicá-los, é preciso transformar a aplicação em melhorias e contribuição na atuação empresarial.

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A análise dos dados é fundamental. Após um período, seu negócio terá uma base de informações e números capazes de fornecer ótimas análises quanto à situação da empresa, permitindo identificar pontos positivos e negativos. Através de uma análise eficaz e cruzamento de dados dos relatórios, é possível encontrar soluções e caminhos diferentes para aplicar à empresa.

Os resultados são ruins? Agora você sabe exatamente quais pontos devem ser melhorados e quais aspectos estão interligados. O cruzamento de dados e um olhar estratégico sobre as informações dá melhores indícios das correções necessárias.

Os resultados são bons? Ótimo, mas não pare aí. Mais do que manter as atuações que já são desenvolvidas, é possível melhorá-las e estendê-las, favorecendo o crescimento da empresa.

 

Alguns relatórios utilizados pelas empresas

  • Relatório de clientes: informações sobre clientes e perfil de consumidor auxiliam na adaptação de conteúdos e linguagem, além da melhoria da comunicação.
  • Faturamento por cliente: traz médias sobre o consumo de cada cliente, também auxilia na compreensão do faturamento por períodos semanais, mensais e anuais.
  • Estoque: permite que a empresa faça um levantamento efetivo do estoque, com informações sobre quais produtos mais saem, os períodos de maior venda e, até mesmo, hora e dias específicos.
  • Relatório de custos: traz dados precisos sobre despesas, entradas e saídas do caixa, auxiliando na organização financeira e no melhor controle de investimento.
  • Desempenho comercial: permite acompanhar a atuação do setor comercial, bem como especificamente de cada vendedor, acompanhando metas e entrega de resultados.

 

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