Entenda por que é importante ter agilidade nas operações contábeis

Que as operações contábeis têm um papel fundamental nas empresas, ninguém pode negar. No entanto, é preciso ter ciência de que elas devem ser feitas com agilidade, pois hoje em dia tudo acontece muito rápido e é necessário estar sempre com tudo em ordem para evitar processos burocráticos delongados ou problemas com a Receita Federal, por exemplo.

Desse modo, os empresários precisam compreender mais sobre a importância da agilidade nas operações contábeis e colocar em prática ações que garantam que isso aconteça. Por conta disso, este post traz dicas para que os processos sejam conduzidos com mais eficiência. Confira algumas orientações interessantes a seguir!

Registre todas as operações contábeis da empresa

As operações contábeis da empresa, ou seja, o fluxo de caixa, a emissão de notas fiscais, os pagamentos realizados para fornecedores e funcionários, entre tantas outras devem ser devidamente registradas.

Os registros são importantes tanto para o controle interno, quanto para a correta declaração de valores para a Receita Federal, bem como o pagamento de todos os impostos.

Quando tudo é registrado e armazenado em sistema de contabilidade em nuvem, por exemplo, é fácil de encontrar um determinado documento, como uma nota fiscal que foi emitida há bastante tempo, todas as vezes em que isso for necessário.

Adote soluções de gestão para as rotinas contábeis

Para otimizar as rotinas contábeis e ganhar mais agilidade na execução dessas tarefas, ter boas soluções de gestão é algo essencial. A seguir, apresentaremos uma série de atividades da contabilidade, seguidas das soluções de gestão que podem ser adotadas para que todas tenham mais agilidade.

Organização de documentos

Conforme já destacamos, todos os documentos da empresa, como contratos, notas fiscais tomadas e emitidas, entre outros devem ser guardados em um espaço de acesso facilitado a quem pertence ao escritório. Para que isso seja feito, recomenda-se que a organização ocorra em nuvem, pois além de não ocupar o espaço físico, tudo pode ser localizado muito mais facilmente.

Desenvolvimento de lista de tarefas

Para que nada seja esquecido ou negligenciado nas questões contábeis da empresa, convém fazer o desenvolvimento de listas de tarefas. Essas podem ser diárias ou semanais, contendo tudo o que deve ser realizado em determinado período.

Faça um correto fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma das principais ferramentas contábeis de uma empresa, pois registra todo o balanço financeiro, ou seja, os valores que entram e que saem da organização. Por isso, é válido fazer esse trabalho muito bem-feito e evitar que erros, os chamados “furos” de caixa ocorram. Também é relevante que o fluxo de caixa seja analisado tanto diariamente, quanto semanalmente e mensalmente.

Invista em capacitação profissional

É perfeitamente normal que empreendedores tenham dúvidas sobre a área contábil quando essa não for a sua área de formação. Por isso, é importante investir em capacitação profissional, ou seja, em cursos e treinamentos para aprender o básico sobre o assunto e assim garantir que tudo seja feito de maneira correta na empresa e a incidência de erros seja diminuída.

Identifique falhas e erros comuns

Quando um erro começa a acontecer muitas vezes na empresa e isso afeta a sua contabilidade, como muitos “furos” no caixa, geralmente significa que algo de errado está acontecendo nela. Talvez, se a empresa ainda utiliza papel e caneta para controlar o caixa, o erro possa estar aí, uma vez que é perfeitamente normal que os seres humanos cometam falhas ao realizar uma operação matemática. Para os computadores isso não é admissível, de modo que o controle das atividades é muito mais preciso e evita o retrabalho.

Controle os prazos de seus pagamentos

Os pagamentos de juros e multas pode ser fatal para o caixa de uma empresa quando não há um controle rigoroso sobre eles. Por isso, é fundamental que as empresas estejam sempre atentas para que todas as dívidas sejam pagas em dia, evitando problemas como a necessidade de ter que indenizar credores com revisões nos pagamentos. Além disso, atrasar pagamentos de funcionários pode desmotivá-los e atrasar pagamentos de fornecedores pode fazer com que eles percam a confiança depositada na sua empresa.

Essas são algumas soluções de gestão que podem ser adotadas para agilizar os processos no dia a dia. Todas elas têm relevância e devem ser incorporadas ao cotidiano da sua empresa.

Terceirize a contabilidade

No caso de você não ter uma demanda tão alta de serviços contábeis que justifique ter um departamento interno para isso na empresa, convém terceirizar esses serviços ao contratar um bom escritório de contabilidade.

Ao realizar essa contratação, você contará com profissionais especializados e que poderão lhe prestar consultoria na área contábil, bem como ajudar no desenvolvimento de pequenas questões do dia a dia, como as citadas no tópico anterior.

É importante destacar que ao terceirizar a contabilidade, uma empresa não está isentando a sua responsabilidade sobre as suas contribuições contábeis, por exemplo, mas sim contando com profissionais especializados nessa área para ter um melhor suporte na gestão. Todo o trabalho realizado pelo escritório contratado, portanto, deve ser acompanhado de perto para que se avalie as suas atividades e para que as decisões possam ser tomadas em conjunto.

Aposte na tecnologia

A tecnologia deve estar presente nas empresas em todos os segmentos e, na área contábil, não é diferente. É necessário apostar em softwares de gestão que facilitem o trabalho do empresário e do contador no dia a dia.

Esses sistemas podem contribuir com o fluxo de caixa, movimentações de modo geral, emissão de notas fiscais, emissão de relatórios de gestão, entre outras atividades. Tudo isso fará com que o trabalho seja mais ágil e, o melhor de tudo, sem erros.

Agora você já entende porque as operações contábeis devem ser otimizadas e ter mais agilidade nas empresas. Portanto, não deixe de continuar se informando sobre o assunto e buscando meios para que isso seja realizado.

Ter um software de gestão pode auxiliar nesse sentido. Para saber mais a respeito disso, recomendamos a leitura de nosso artigo sobre como o software de gestão empresarial facilita a vida do contador.

Lucas Testoni - Assistente de Marketing

Analista de Marketing no MYRP Gestão