Ferramentas para tomada de decisão: use a tecnologia a seu favor

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Ter uma empresa não se baseia apenas em gerenciar colaboradores, tocar o negócio e recolher os lucros. Ter uma empresa representa diversas responsabilidades que serão atribuídas unicamente aos proprietários, sócios e/ou gerentes. Manter a organização funcionando exige grande atuação dos líderes e momentos de tomada de decisão de grande importância.

Tomadas de decisão acertadas são vitais para manter a empresa no caminho desejado e para garantir que ela tenha um crescimento e desenvolvimento saudável. Todas as principais áreas de gestão exigem assertividade nesses momentos, desde assuntos relacionados à gestão de pessoas e colaboradores, até balancetes e planejamentos financeiros.

São boas escolhas feitas pela diretoria que guiam o negócio por trilhos de sucesso e de objetivos alcançados. Portanto, estudar muito bem o cenário em que a empresa está inserida e também a real situação do negócio é essencial para que proprietários, sócios e gerentes possam saber quais rumos traçar e quais decisões devem ser tomadas para assegurar um crescimento sustentável para a empresa.

Malefícios de péssimas tomadas de decisão

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Por serem tão importantes para a empresa, as tomadas de decisão representam um ponto bastante crítico e crucial para o dia a dia da organização. A partir delas é que saem os principais sucessos e insucessos administrativos. Elas são parte da rotina de um negócio e aparecem a todo momento. Estar preparado, possuir as informações certas e saber os objetivos a cada nova decisão é de extrema necessidade nessas horas.

Decisões tomadas sem a devida pesquisa e com dados incertos podem trazer diversos danos de curto, médio e até longo prazo para o andamento da empresa. E contornar os impactos que esses erros trazem não é tarefa fácil.

Alguns perigos das decisões incorretas

Perdas financeiras: decisões erradas podem atingir as finanças de diversas formas, todas igualmente negativas. Desde problemas com perda de investimentos em melhorias de processos e produtos, até problemas com investidores e/ou instituições financeiras. As escolhas sem assertividade podem desestabilizar o caixa da empresa, gerar prejuízo, causar quebras de contratos e, fatalmente, levar o negócio à falência.

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Perdas de capital humano: ninguém conhece melhor sua empresa e seus clientes do que os seus colaboradores, por isso eles são de grande importância dentro da organização e devem ser muito valorizados a todo momento. Eles são a maior arma contra a concorrência e, com certeza, ela estará de olho nos detentores das informações que você possui. Má gerência dos seus colaboradores e decisões erradas relacionadas à sua equipe podem gerar desconforto e descontentamento entre as pessoas, as levando a se desligarem da empresa e levarem consigo todo o conhecimento que possuem e de tamanho valor para a sua organização.

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Perdas de imagem: um posicionamento errado no mercado, campanhas de marketing falhas e investimentos mal feitos em publicidade acarretam em manchas na imagem da empresa que podem demorar para serem limpadas. O público está cada vez mais atento aos passos das empresas, online e off-line, e não está disposto a perdoar deslizes cometidos. Uma vez que sua empresa esteja associada de forma negativa a algum acontecimento, as chances de contornar a situação e reverter os danos na imagem ficam muito mais limitados. Isso acarreta em perdas de vendas e investimentos, além de exigir muito mais esforços e investimentos em ações para reverter o ocorrido.

Usar a tecnologia

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Não existem formas de garantir que as decisões tomadas sejam as corretas, entretanto existem meios de proporcionar maiores chances de assertividade. Cercar-se de informações é sempre a primeira dica, pois somente com elas é possível analisar as variáveis, identificar os cenários existentes e escolher os melhores caminhos a serem tomados.

Os dados existentes sobre a empresa, seus clientes, produtos e serviços são a base primordial para toda tomada de decisão que aconteça, pois eles representam a situação real da organização e possibilitam fazer previsões e estimativas em cima de coisas concretas.

Usar a tecnologia a seu favor é primordial nesse sentido. Programas e sistemas de gerenciamento, por exemplo, representam uma grande ajuda na hora de organizar dados, transformá-los em métricas e, a partir deles, produzir conhecimento. Além disso, ajudam a manter dados sempre atualizados, centralizam informações e facilitam a análise para desenvolvimento de estratégias e tomadas de decisão.

Gestão de tempo

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Saber qual é o tempo gasto pela sua equipe nos processos existentes é de grande importância para as decisões a serem tomadas, pois isso fornece informações relacionadas às capacidades de trabalho e à quantidade de esforço desprendida nas diversas atividades da empresa.

Tendo esses dados você é capaz de avaliar melhorias nos processos, identificar gargalos nas operações e proporcionar mudanças nos fluxos de trabalho. Utilizar programas de “time tracking” (gerenciamento de tempo) pode trazer um bom auxílio nisso e fornecer as informações que você precisa para diversas decisões.

Programas como o BitrixToggl e Runrun.it permitem que você controle o tempo gasto nas tarefas e processos da empresa, crie gráficos de desempenho e analise qual foi o tempo de esforço das atividades. Assim, você consegue criar uma pauta, seguir o fluxo de trabalho e identificar onde estão os principais problemas relacionados a tempo na organização.

Gestão de projetos

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Já quando pensamos em dados, a organização e um bom gerenciamento são ainda mais imprescindíveis. Como concentram informações e esforços muitas vezes bastante específicos, usar ferramentas que auxiliam na categorização e análise, é de grande importância.

Manter os dados sempre acessíveis, atualizados e organizados, ajuda nas decisões relacionadas aos projetos da empresa. Pois assim é possível traçar planos, criar estratégias e estudar a viabilização de novas possibilidades.

Manter armazenamento de dados na nuvem, com o Dropbox ou o Google Drive, por exemplo, são formas bastante simples e práticas de garantir a segurança dos dados. Ferramentas de gestão de tempo, aliadas a outras como o Prezi, para criação de apresentações, o Xmind, para criação de mapas mentais, auxiliam a ter informações sempre atualizadas, bem organizadas e prontas para serem trabalhadas.

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Porém, alguns programas unem diversas funcionalidades e proporcionam uma melhor experiência na hora de armazenar dados e controlar projetos.

  • Artia – é um software online para gerenciamento de projetos com uma implantação rápida e de baixo custo, podendo até ser gratuita se utilizada de forma individual. Ele permite organizar as atividades, pessoas e profissionais, criar e gerenciar projetos, atribuir tarefas à pessoas e/ou equipes, fazer a gestão do tempo gasto com as atividades e produzir gráficos com as informações obtidas para tomadas de decisão. Por ser online, ele pode ser acessado de qualquer lugar, inclusive de aplicativos móveis.
  • Trello – com quadros formados por listas e anotações, o Trello é um software online de gestão de projetos que permite uma ótima forma de organização de dados, criação de checklists, cumprimento de prazos e controle de atividades. Ele permite, gratuitamente, o trabalho com equipes e proporciona espaço para discussão e diálogos, ideais para colaborações de times em tarefas que exigem mais esforço. Com um sistema de notificações, ele também deixa você informado a todo o momento do andamento da realização das atividades em que você está envolvido.
  • RunRun.it – um dos mais completos softwares de Gestão do Trabalho, o Runrun.it é pago, mas proporciona um controle completo das tarefas e projetos da empresa, com possibilidade até de gestão de custos por clientes, por exemplo. Ainda disponibiliza time tracker integrado, gráficos e indicadores de performance, facilitador de comunicação e é totalmente integrado com outros aplicativos, sendo ideal para quem precisa de um sistema bastante completo, confiável e que ofereça recursos mais avançados.

Sistema de gestão

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Enquanto sistemas e programas de gestão de tempo e projetos auxiliam e fortalecem as tomadas de decisão mais pontuais e os processos da empresa, é preciso de sistemas mais completos e bem integrados para manter os dados conectados, atualizados, bem armazenados e gerando sempre conhecimento de qualidade acerca dos negócios da empresa.

Sistemas de gestão, além de concentrar todas as informações da empresa e ajudar no gerenciamento do dia a dia, são de grande importância para tomadas de decisão por permitirem análises mais profundas e concretas sobre a situação da organização.

Programas como o myrp permitem bons insights sobre a gestão financeira, o controle de estoque e o controle de vendas do seu negócio. Eles integram os dados existentes na plataforma e possibilitam que os gestores criem relatórios, previsões numéricas e automatizem processos existentes. Com informações detalhadas e bem dispostas, as tomadas de decisão se tornam muito mais naturais e assertivas, visto que são pautadas em conhecimentos gerados de forma confiável acerca da própria empresa e não baseada em suposições e fontes sem muita confiabilidade.

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Escolhas sobre gerenciamento de matéria-prima, administração de pessoal e controle financeiro, por exemplo, têm grande impacto sobre os resultados e objetivos da empresa, por isso, precisam de muita análise e informação antes de serem tomadas. Usar a tecnologia e a organização a seu favor é imprescindível e vital para uma boa gestão e para que sempre exista a garantia de que as decisões foram feitas de forma coerente e racional buscando o melhor para a empresa.

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