Planilha de controle de estoque

 

Muitas empresas atualmente sofrem de um grave problema por falta de experiência em gestão: não utilizar uma planilha de controle de estoque. Essa situação acaba gerando um desconforto, tanto para o vendedor quanto para o cliente, pois a falta de itens para venda pode até mesmo afastar consumidores.

Apesar dessa falta de experiência afetar muitos negócios, a tecnologia fornece meios de resolver essa situação de uma maneira simples, adotando as planilhas. Realizar o gerenciamento de estoque com essas ferramentas faz com que você tenha o controle sobre os produtos que entram e o número de vendas do mês, o que possibilita um maior controle de gastos e prevenção de falta de itens.

Nós do Myrp vamos dar algumas dicas para que você utilize as planilhas de forma correta a fim de melhorar o monitoramento de suas vendas e obter melhores resultados no número de produtos do estoque mensal. Confira!

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Por que devo controlar meu estoque?

Ter a consciência do número de produtos existentes na loja antes das vendas é muito importante, pois assim é possível saber se a reposição do estoque está sendo feita corretamente e se atende à demanda de vendas de um certo período de tempo. Há dois problemas possíveis nisso, o estoque pode estar muito escasso ou robusto demais.

Tendo menos produtos do que vendas, os clientes possivelmente se frustrarão quando tentarem comprar um produto sendo que não poderão levar, no momento do pagamento, a compra para casa. Em contrapartida, se houver um estoque maior do que o número de vendas, o dinheiro investido nos itens será um prejuízo para o estabelecimento.

Outro ponto a ser levado em consideração quando se fala em gerenciamento de estoque é o controle de vendas da empresa. Por meio de um documento constando todos os dados dos produtos, é possível observar o crescimento ou declínio da rotatividade, dando a chance de investigar um problema no estabelecimento, como a questão de preços dos produtos, por exemplo. É fácil identificar o momento correto de aumentar ou diminuir os preços a partir de uma visão ampla de estoque.

Como posso realizar o controle de estoque?

As ferramentas de planilha ajudam muito nesse aspecto. Esses programas são fornecidos por inúmeras marcas de peso atualmente, sendo as mais famosas o Microsoft Excel e o Google Planilhas.

Ao utilizar um desses programas, seu gerenciamento de controle de estoque se torna muito mais fácil e automatizado, garantindo um maior controle do seu estabelecimento sem demandar muito de seu tempo útil. Mas para fazer um bom documento de fiscalização, é importante levar em consideração as informações mais importantes sobre os produtos da sua empresa.

O número de dados informados nas planilhas sobre os itens de venda tende a crescer sempre, mas o mais importante é manter os dados atualizados, principalmente os essenciais, que falaremos no tópico abaixo.

Quais informações devem estar presentes em uma planilha de controle de estoque?

Independente do produto que é comercializado pela sua empresa, alguns dados são essenciais para um melhor gerenciamento na planilha. Porém, é válido dizer que é possível sempre incrementar a gama de informações sobre o item de acordo com a sua necessidade.

1) Data de entrada

É crucial que a data de entrada do produto no estoque esteja na primeira coluna, pois é a partir dela que a análise de gerenciamento iniciará. A data de entrada demonstrará qual o período em que o produto ficou na loja até ser vendido.

2) Data de saída

Assim como a data de entrada, a data de saída do produto do estoque também é muito importante, pois essa informação atua diretamente com o dia que o produto chegou na loja. Esse dado também é de suma importância para analisar o tempo em que o produto demorou para ser vendido.

3) Descrição do produto

É válido descrever o produto na planilha, para que sua fiscalização seja a mais detalhada possível. Além disso, descrever o item ajuda a observar se, com o tempo, não começa a existir nenhum tipo de problema com a mercadoria antes da venda, evitando, assim, frustrações por parte dos consumidores.

4) Número da nota fiscal

Após realizar a venda, registre o número da nota fiscal emitida para o produto, para que, se houver problemas futuros, a resolução seja simples, fácil e rápida. Esse tipo de medida muitas vezes mantém consumidores que possivelmente deixariam de comprar na sua loja devido a um mau atendimento.

5) Quantidade de itens no estoque

Marque quantos produtos do mesmo tipo estão disponíveis na loja. Isso auxilia você no momento de observar o número de produtos que foram vendidos ao final do mês, além de dar a possibilidade de observar qual produto foi mais procurado pelos clientes.

6) Custo unitário

Coloque sempre o valor unitário de um produto, pois isso ajuda na hora de reavaliar a questão de preços e gerenciar de forma mais cautelosa o sistema de cobranças que sua loja adota. Além disso, o valor unitário auxilia no momento de avaliar se é necessário investir mais ou menos em um produto e o quanto isso vai gerar de lucro ou economia para a sua empresa.

7) Custo total

Tenha também o custo total de cada produto investido pela sua empresa, pois isso facilita na hora de identificar os lucros que a empresa teve ao final do mês. Ter os números corretos também ajuda a observar se vale ou não a pena continuar investindo em um tipo de item.

Esses são os itens essenciais que devem constar em sua planilha, porém, como falamos anteriormente, o ideal é que cada empresa amplie a gama de informações que julgar necessárias para cada tipo de produto vendido.

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Como qualificar a gestão de estoques?

Uma planilha de controle já será de grande ajuda na organização e gestão do seu estoque. Contudo, investir em um software para automatizar essa gestão pode facilitar ainda mais e dar condições para uma gestão mais eficiente.

Um software de gestão de estoque vai facilitar o trabalho manual de preenchimento da planilha, otimizando o tempo para que os funcionários possam exercer outras atividades importantes. Além disso, um software vai minimizar as chances de erros humanos como também fornecerá relatórios mais completos com informações para embasar algumas decisões importantes acerca da gestão do estoque.

Veja a seguir algumas das vantagens de modernizar a gestão da planilha de controle de estoque com a adoção de um software de automatização.

Monitoramento do giro de estoque ideal

Monitorar o giro de estoque é fundamental para evitar que um produto fique indisponível ou fique muito tempo parado até ser vendido. Ele funciona como um indicador que demonstra a saúde financeira do estoque e, com o seu monitoramento, é mais fácil observar a situação em que se encontram os recursos mais essenciais para as atividades da empresa.

Com um software de gestão de estoque esse monitoramento será automatizado, ou seja, uma mensagem será enviada automaticamente a qualquer momento em que um produto estiver acabando, atuando assim de forma preventiva para a eficiência da gestão de estoque.

Para calcular o giro de estoque ideal basta dividir o total de vendas pelo volume médio de estoque. Porém, lembre-se que para isso é preciso definir um período de tempo e considerar o número total de produtos vendidos nesse período, além de estabelecer qual deve ser o volume médio do estoque para ele.

Para otimizar o giro de estoque da sua empresa lembre-se das dicas que daremos a seguir:

  • baseie suas decisões de compra na dinâmica de vendas;
  • defina o mínimo de estoque necessário para a empresa operar;
  • se necessário, procure formas de aumentar a rotatividade de produtos;
  • leve em consideração as datas de maior fluxo de vendas durante o ano.

Concentração de informações

Para tornar o controle de estoque ainda mais eficiente é altamente recomendado que a empresa crie canais para consulta concentrada de informações. Isso quer dizer que disponibilizar todos os dados para os funcionários em um único canal ajudará na gestão do estoque, evitando erros por questões duplicadas ou mal transmitidas.

E é exatamente isso que um sistema automatizado de gestão de estoque vai fazer por você. Ele vai reunir todas as informações, como entrada e saída de produtos, quantidade de itens em estoque e prazos de vencimento em uma única tela, que poderá ser consultada de qualquer dispositivo com acesso à internet.

Definição de estoque mínimo

Definir o estoque mínimo é fundamental para a gestão, em especial para auxiliar a tomada de decisão em relação à compra de mais produtos para o estoque.

Entre outras denominações encontramos estoque de segurança ou estoque de reserva, porém a função é a mesma: corresponde à reserva mínima de produtos e materiais que deve ser mantida em armazenamento para suprir uma média de vendas.

O estoque mínimo é calculado multiplicando o consumo médio diário pelo tempo de reposição, sendo o diário o resultado da divisão entre o consumo da mercadoria em um período dividido pelo número de dias desse período.

A grande vantagem em se utilizar um software de gestão em relação à gestão de estoque é a notificação automática gerada pelo software sempre que o estoque chegar ao mínimo, garantindo que a falta de um produto será notada e uma nova compra será providenciada.

Agora, para tornar a gestão de estoques ainda mais eficaz, veja algumas dicas complementares!

Baseie a composição do estoque na dinâmica da empresa

Para que a gestão do estoque não comprometa a atuação da empresa, é preciso manter sua composição em equilíbrio com a dinâmica de vendas. Ou seja, é preciso usar a experiência para saber qual a demanda de produtos que a empresa recebe.

Isso é crucial para evitar que a empresa fique com produtos parados e dependa de grandes liquidações para queima de estoque. Manter o giro é um dos principais fatores de sucesso e arcar com os custos de um estoque emperrado pode causar sérios problemas ao longo do tempo.

Compreenda sua capacidade produtiva

A capacidade produtiva é um cálculo que considera os fatores do processo entre um pedido de um consumidor e a venda efetivada. Esse processo pode envolver várias etapas, como pedidos ao fornecedor, entrega de materiais, processamento e produção até chegarmos ao produto final.

Portanto, a gestão eficiente dessas etapas e a compreensão das suas sequências pode prevenir problemas de gargalos entre etapas complementares, que podem prejudicar a entrega dos produtos para os clientes e resultar em falta de material para produção no estoque.

Aplique fórmulas para aprimorar a qualidade de gestão do estoque

Existem algumas fórmulas que funcionam como indicadores de desempenho para o controle de gestão. A seguir falaremos brevemente de algumas delas:

  • acuracidade do inventário: esse indicador vai apontar se há diferença entre o estoque físico e a informação disponível na planilha — para calcular basta dividir a quantidade do estoque físico pela informação do sistema de controle.

Acuracidade = quantidade física / quantidade indicada no sistema x 100;

  • cobertura de estoque: esse indicador aponta por quanto tempo sua empresa seria capaz de operar com o estoque atual, cobrindo despesas futuras sem a necessidade de novas solicitações aos fornecedores — para calcular, basta dividir a quantidade de itens no estoque pela média de pedidos diária.

Cobertura = estoque / média de vendas;

  • estoque mínimo: o cálculo do estoque mínimo é feito para minimizar as possibilidades da empresa ter de arcar com a falta de um produto, seja por atraso na entrega, aumento de demanda ou problemas com fornecedores — para calculá-lo, são levados em consideração fatores como demanda diária e tempo de entrega.

Estoque mínimo = demanda média diária x tempo de entrega (dias);

  • estoque médio: o estoque médio indica a quantidade média de um ou mais itens em estoque para um determinado período de tempo — você pode utilizá-lo para determinar qual deve ser o estoque médio mensal ou por períodos mais variados.

Estoque médio = (lote de encomenda do item / 2) + estoque de segurança.

Cuide da gestão de troca e devolução de produtos

A falta de atenção na hora de cuidar de produtos que precisam ser trocados ou devolvidos pode causar alguns transtornos na gestão do estoque da empresa. Isso acontece principalmente pelo fato de as trocas e devoluções não serem consideradas como novos fatores de movimentação e atualização.

Em outras palavras, é preciso sempre indicar as modificações nos níveis de estoques em função de trocas e devoluções, seja por desejo do cliente ou por defeito de fabricação. Nesse último caso, a atenção deve ser ainda maior, pois é possível que todo o lote do produto possa estar comprometido, cabendo uma possível retenção para avaliação e contato com o fornecedor.

Cheque os materiais e produtos entregues pelos fornecedores

Por fim, essa dica pode parecer trivial, mas é uma prática essencial para uma boa gestão de estoque. Checar as quantidades e números entregues pelos fornecedores é fundamental para não correr o risco de comprometer uma demanda ou uma venda por erro de informações na hora de receber os produtos.

Quando atualizar o documento?

A planilha de controle de estoque precisa ser atualizada toda vez que um produto for vendido, comprado ou tiver mudanças de preço. É essencial que o documento nunca esteja desatualizado, pois pode gerar problemas no gerenciamento que, possivelmente, entrará em situações graves na empresa por falta de comunicação.

Agora que você já entende como uma planilha de controle de estoque é concebida e quais as informações básicas que a compõem, baixe nossa planilha exclusiva e comece a gerenciar seu estoque de forma mais eficiente!