[POST ESTENDIDO] Controle de contas a pagar e a receber: Tudo o que você precisa saber

Não importa o tamanho da empresa. Fazer a gestão financeira eficiente de um negócio é uma tarefa que exige alguns cuidados, principalmente, no controle de contas a pagar e a receber. Se você souber quais são as entradas e saídas no mês seguinte já é um passo, mas é necessário se programar para que não falte dinheiro.

Acontece que nem sempre essa é uma tarefa fácil e, por isso, neste post, vamos mostrar a você como fazer esse controle. Vamos explicar em detalhes o que é esse controle de contas, qual a sua importância e como aplicar na sua empresa. Acompanhe conosco até o final do texto!

O que é o controle de contas a pagar e a receber?

O controle é uma ferramenta de gestão empresarial que ajuda muito no dia a dia para que o empreendedor acompanhe as entradas e saídas de dinheiro no seu fluxo de caixa. É importante entender que o controle de contas é diferente do planejamento financeiro, que estabelece metas e objetivos para o negócio para um período maior de tempo, em longo prazo.

Assim sendo, no seu controle, devem constar as movimentações do fluxo de caixa da empresa, como receitas, despesas, contas a pagar e a receber, empréstimos, rendimentos, entre outros. As contas a receber são faturas que a sua empresa tem o direito de arrecadar, seja de clientes, seja de fornecedores, como as parcelas de vendas a prazo. Já as contas a pagar são o que você tem que desembolsar, como pagamentos de luz, água e salários.

O controle das contas a pagar e a receber, portanto, nada mais é do que estar ciente e organizar todos os tipos de contas do seu negócio. Assim, você pode manter bem organizados os pagamentos recebidos e os que precisam ser pagos em dia, para que o seu caixa não fique desfalcado por um dia ou mais.

Se for bem-sucedido nessa tarefa, o seu controle vai ajudar ainda na tomada de decisão em momentos difíceis ou quando for investir.

Como aplicar na minha empresa?

Hoje em dia, com tanta tecnologia e aplicativos disponíveis, não dá mais para controlar as contas em um caderninho, concorda? Tendo isso em vista, o controle das suas contas pode ser realizado tanto em planilhas simples de Excel quanto no seu software de gestão online. Lembrando que essa segunda opção é bem mais segura para salvar os seus dados, além de ser mais prática, já que o software manda avisos no vencimento das suas faturas a pagar.

De qualquer forma, nenhuma ferramenta funciona se você não inserir corretamente as informações. É importante que você estabeleça uma rotina para que a tarefa seja feita, por você, seja por um funcionário designado e com habilidades para isso.

Fazer o controle de contas a pagar e a receber é extremamente importante para manter a boa saúde financeira do seu empreendimento. Então, evite qualquer tipo de problema no seu caixa e tenha as prestações sempre em dia.

Para ajudar com isso, nos próximos tópicos, vamos mostrar dicas fundamentais para que você faça um controle de contas eficiente da sua empresa e, assim, consiga melhorar a sua gestão financeira.

Gerenciando as contas a pagar

Começando pelas contas a pagar, é preciso ter um registro apurado de todas elas, mantendo-as em dia, e claro, sabendo separar as finanças pessoais e as da empresa. Acompanhe mais detalhes:

1. Registre tudo e faça o controle frequente

É importante que você registre todas as suas contas a pagar, seja em uma planilha simples, seja em seu sistema de gestão online. Independentemente da escolha, insira todos os vencimentos corretamente, para estar sempre ciente sobre eles. Sobretudo, faça isso de forma frequente. Não adianta controlar apenas o primeiro mês, por exemplo, e deixar o resto do ano em branco.

Mesmo que existam valores variáveis, coloque-os no sistema. Assim, a partir desses registros, você conseguirá enxergar no futuro como deve se preparar para determinados meses com mais despesas.

Além das datas, é possível separar as suas contas por categorias ou clientes. O modelo escolhido deve ser o que mais facilita o dia a dia da sua empresa. Se você não tem ideia de como fazer, pode começar usando categorias que remetam ao tipo de conta, como salário dos funcionários, vendas a prazo, vendas à vista, pagamento de fornecedores e por aí vai.

2. Pague as contas em dia

É preciso estar atento aos vencimentos, para que as contas não atrasem e não sejam cobrados juros. Desse modo, o controle das suas contas a pagar deve ser rigoroso, para que nenhuma fatura seja deixada de lado. Se possível, antecipe os pagamentos para que isso não aconteça. Vale destacar que, por menor que seja o valor dos juros, de pouco em pouco, os números vão aumentando, podendo trazer maiores prejuízos no fechamento do mês.

Afinal, qualquer valor gasto com juros por atraso é dinheiro jogado fora. Pense que ele poderia estar rendendo em um investimento. Deixe seu dinheiro trabalhar para você e não o contrário.

Uma dica para não atrasar é separar as contas em grupos por vencimento: as que têm que ser pagas até o dia 10, até o dia 20 e até o dia 30, por exemplo. Como a entrada de receita também não acontece todo dia, assim fica mais fácil de fazer um escalonamento das despesas.

E, se você não conseguiu pagar todas as contas, por causa de um imprevisto ou algo parecido, e não quer ser taxado com juros exorbitantes, renegocie a dívida. Procure seus fornecedores e converse com eles sobre um parcelamento ou uma nova data de pagamento.

3. Separe os gastos pessoais dos empresariais

O grande problema da gestão financeira de micro e pequenas empresas é que, muitas vezes, os gastos pessoais acabam se misturando com os da empresa. Ao fazer isso, você acaba perdendo o controle de como realmente estão as finanças do seu negócio, o que é fundamental para conhecer a saúde financeira dele.

É importante que cada sócio tenha seu pró-labore separado e que a empresa também não pague outras despesas dos sócios como uma forma de compensação. Com isso, todo o fluxo de caixa fica bem mais transparente para todos.

Para evitar confusões e não deixar que tudo vire uma grande bola de neve, separe bem todas as contas a pagar e, principalmente, o dinheiro para realizar esses pagamentos. Se você usar um sistema de gestão de contas, essa tarefa fica bem mais fácil.

Controlando as contas a receber

Da mesma forma que você vai organizar as contas a pagar, isso deve ser feito com as contas a receber, para que seu controle seja completo. Não tenha dúvida, fazer isso é uma forma eficiente de diminuir ao máximo a inadimplência de clientes ou fornecedores.

Além disso, você vai saber quanto exatamente precisa para quitar os pagamentos em determinado período. Perder a credibilidade com fornecedores por falta de pagamento, por exemplo, pode ser um perigo para a continuidade do seu negócio. Veja a seguir como aplicar esse controle nas finanças da sua empresa:

1. Organize as contas a receber

Assim como as suas despesas, é importante manter todas as contas a receber da sua empresa bem organizadas, seja por data, cliente ou qualquer outro tipo de categoria. Coloque os dados na mesma planilha do sistema que escolheu para registrar as contas a pagar e abata os valores para saber quanto resta no caixa da empresa.

É aconselhável que você identifique um índice médio de inadimplência, se já tem um tempo no mercado e conhece os hábitos dos seus clientes. Infelizmente, a inadimplência é uma realidade que não se pode negar. Quanto mais preparo financeiro você tiver para o dinheiro que deixa de entrar no caixa, melhor, para não entrar no vermelho.

2. Ofereça vantagens para quem paga adiantado

Já que você precisa de dinheiro para pagar suas contas, que tal oferecer vantagens para quem paga adiantado? Inclusive, essa é uma ação que pode até mesmo aumentar a fidelização dos seus clientes.

A ideia é oferecer algum tipo de recompensa para o seu cliente que paga a conta em dia, ou melhor, adiantado. Essa gratificação pode ser feita de diversas maneiras, como descontos, cupons, pontos acumulados em um programa de fidelidade, entre outros.

3. Saiba cobrar devedores

Quem está na chuva é para se molhar, ou seja, quem está no mercado tem que saber cobrar. Não adianta, se você escolheu ter seu próprio negócio, deve estar preparado para cobrar devedores.

Porém, não é comum vermos setores de cobrança em pequenas empresas. Uma solução nesse sentido é designar um empregado e capacitá-lo para isso ou contratar serviços terceirizados. Vale lembrar que, para realizar cobranças, é necessário ter os argumentos certos e estar atento ao Código de Defesa do Consumidor, para que a prática seja considerada legal.

Assim, uma boa negociação poderá recuperar parte da receita que você considerava perdida. E lembre-se: da mesma forma que você negocia com seus fornecedores, seus clientes podem querer estabelecer novos prazos ou um parcelamento.

4. Faça um planejamento financeiro de longo prazo

O mercado é volátil, principalmente para empresas que estão em negócios sazonais. Por isso, além do controle de contas a pagar e a receber, é importante ter um planejamento financeiro que abarque pelo menos um ano.

Grandes empresas estão acostumadas a fazer planejamentos de quatro anos. Com isso, orientam seus funcionários e diretorias para objetivos e futuros investimentos que serão necessários para a sustentabilidade do negócio.

Mesmo com cenários tão diferentes, uma micro ou pequena empresa pode se espelhar nas maiores para tentar implementar métodos de gestão empresarial que levam ao seu crescimento. Quem sabe assim você não consegue se planejar para sua expansão em novos mercados?

Agora que você chegou até aqui, não é hora de desanimar! Sabemos que é trabalhoso, requer um esforço extra, mas, como vimos, é importante manter um controle de contas a pagar e a receber em dia. Quem ganha com essa atitude é o seu negócio e, por consequência, você mesmo.

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