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Arquivo dos documentos fiscais eletrônicos

São tantos documentos exigidos pelo fisco (NF-e, CT-e, MDF-e, NFS-e, NFC-e) que, produzidos diariamente representam uma quantidade excessiva e desnecessária de papel para qualquer empresa. De modo geral o papel sempre foi uma ótima forma de documentar dados importantes, que poderiam ser requisitados posteriormente.

Porém, apesar de sua importância, o papel se tornou uma ferramenta ultrapassada, além de apresentar diversas falhas em seu sistema de armazenamento de documentos como: necessidade de vários arquivos físicos que ocupam bastante espaço, dificuldade para encontrar os documentos guardados, gasto demasiado de material (papel), risco de extravio entre outros.

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Agora pense você, que todo esse tempo perdido com documentos físicos pode ser reduzido consideravelmente apenas com o uso de novas tecnologias. E nós do myrp temos a ferramenta certa para você deixar o seu negócio ainda mais produtivo. Com o gerenciamento eletrônico de documentos (GED), é possível ter muito mais controle e agilidade na sua empresa.

 

O que é Gestão de Documentos Eletrônicos

 

Este é um sistema que atua no gerenciamento de dados de uma empresa como um todo, informações que antes ficavam armazenadas em livros, gavetas ou nos computadores. A definição mais correta é “um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas para capturar, armazenar, gerir, preservar e disponibilizar conteúdo corporativo” – AIIM – Association for Information and Image Management.

 

Sua maior vantagem é sua forma de armazenamento totalmente online. Todos os arquivos digitalizados ficaram na nuvem, sem a necessidade de preocupação em perder os arquivos, como no caso de softwares para desktop. Ou seja, se o seu computador der algum problema você não correrá o risco de perder os arquivos.

 

Como funciona o processo de inserção das informações no sistema

 

Ocorre por meio de 5 passos:

 

– Captura: organização, análise e segmentação de documentos. Digitalização.

 

– Armazenamento: escolha da melhor forma de armazenamento das informações.

 

– Gerenciamento: categorização de documentos, manipulação, visualização, versionamento.

 

– Distribuição: visualização, envio de e-mail, recuperação e impressão.

 

– Preservação: organização do conteúdo em pastas de arquivos, controle de acesso ao conteúdo. Segurança.

 

A proposta não é apenas digitalizar os documentos já impressos ou arquivar os dados digitais, mas sim deixá-los de uma forma mais acessível a todos os interessados.

 

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Benefícios

 

  • – Localização imediata dos documentos;

 

  • – Minimiza o risco de extravio;

 

  • – Redução de custos com cópias de documentos e espaço para estocagem;

 

  • – Previne futuros transtornos com perdas de arquivos, backup online dos arquivos de papel;

 

  • – Maior facilidade para gerenciar o ciclo de vida de documentos com validades obrigatórias;

 

  • – Mais organização;

 

  • – Segurança;

 

  • – Aumento da produtividade.

 

Um sistema que consegue reunir tantas informações em apenas um único lugar beneficia uma série de pessoas envolvidas no gerenciamento de uma empresa, principalmente se for de médio a grande porte. Funcionários e contabilidade saem ganhando.

 

Agora que você conhece melhor o sistema de documentos fiscais eletrônicos que tal fazer um teste e implementá-lo na sua empresa? Você pode testar o myrp por 30 dias gratuitamente no seu negócio e qualificar o gerenciamento da sua empresa. Não deixe para depois!

 

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