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Recebimento automático de NF-e

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Com validade para todos os estados do território brasileiro, a Nota Fiscal Eletrônica está disponível desde outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. Este documento de existência totalmente digital tem proporcionado diversos benefícios às empresas, ao governo e à sociedade como um todo.

 

Como funciona a emissão da NF-e?

 

De forma resumida o processo de emissão da Nota Fiscal Eletrônica ocorre da seguinte maneira: a empresa – que deverá estar credenciada dentro das normas da Secretaria da Fazenda, irá gerar um arquivo eletrônico com as informações fiscais da operação comercial, assim como conter também a assinatura digital do emitente.

 

O arquivo conhecido como XML, será enviado pela internet para a SEFAZ para ser pré-validado e posteriormente devolvido ao emissor com uma Autorização de Uso. Somente com esta autorização a NF-e ficará disponível para consulta na internet, de modo que o destinatário e demais interessados, que possuam a chave de acesso do documento eletrônico, poderão consultá-la.

 

Para o acompanhamento do processo fiscal, será emitida uma versão simplificada da Nota Fiscal, impressa, intitulada como DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Este documento conterá a chave de acesso para a consulta da NF-e na internet, além de um código de barras para confirmação de informações pelos Postos Fiscais de Fronteiras dos Estados.

 

Agora que tivemos um breve esclarecimento de como funciona o processo da NF-e, podemos ver como é o sistema de recebimento automático.

 

Recebimento automático de NF-e por arquivo XML

 

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Quando a Nota Fiscal é gerada, ela é transformada em um arquivo XML e transmitida para SEFAZ, contendo todas as informações do produto ou serviço que está sendo comercializado. A partir do momento em que estiver de posse deste documento você poderá cadastrá-lo no seu sistema ERP e validar as informações do fornecedor.

 

De acordo com a legislação o emitente da Nota é obrigado a enviar o arquivo XML ao cliente já no ato da emissão via e-mail e, a empresa que recebe o arquivo XML tem a obrigação de arquivá-lo para o caso de fiscalização.

 

Recebimento manual: No modo tradicional o processo de cadastramento das informações era feito de forma manual, ou seja, primeiro o cliente recebia o arquivo por e-mail e posteriormente deveria inserir item por item como os dados do fornecedor, cadastrar os produtos, informações de cobrança, etc. Isso ocorria a cada novo arquivo XML que deveria ser cadastrado, mesmo que fosse do mesmo fornecedor.

 

Recebimento automático: Uma vez recebida a NF-e, o sistema é responsável por fazer a validação e entrada da NF-e ou CT-e, neste caso o processo é automático, pois o sistema extrai o XML de uma conta de e-mail, verifica se o arquivo é válido fiscalmente. Outro benefício é a conciliação entre este arquivo e as  informações que foram geradas no pedido de compra.

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Principais vantagens da automação

 

Com um sistema automático o processo de recebimento se torna muito mais fácil para o varejista, pois o sistema permite ao usuário agilizar o processo de análises como:

 

  • – Importação do XML automática
  • – Cadastramento automático dos produtos
  • – Cadastro automático das informações do fornecedor
  • – Cadastro automático das informações de cobrança
  • – Dispensa de digitação de notas fiscais
  • – Redução de custos com gestão e operação do processo de suprimentos
  • – Sem necessidade do uso de blocos de nota fiscal
  • – Dispensa o armazenamento em arquivo morto de notas

 

Após a importação o sistema aumenta o estoque dos produtos, portanto, na próxima importação os produtos já cadastrados não precisarão de ação nenhuma para que a nota seja importada.

 

Como o myrp pode ajudar?

 

O Recebimento Automático da NF-e visa agilizar e dar maior praticidade e controle ao usuário, proporcionando ainda mais segurança no recebimento dos arquivos.

 

O sistema myrp varejo é ideal para que a sua empresa possa diminuir o tempo e os gastos com o gerenciamento das Notas Fiscais Eletrônicas e ainda aumentar a produtividade, de maneira mais organizada e segura.

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