8 dicas para aumentar a produtividade do seu escritório contábil

As empresas desejam sempre crescer e ter o menor número de custos possível. Sendo assim, há inúmeras formas de se conquistar o sucesso e administrar o crescimento da melhor forma. Esse desejo de melhoria envolve otimizar os recursos, reduzir os custos e aumentar a produtividade.

No caso dos escritórios de Contabilidade, essa necessidade acaba sendo ainda maior, pois o número de concorrência que este departamento tem é grande, fazendo com que muitos dos negócios de Contabilidade acabem por falta de clientes e, consequentemente, experiência. Muitas vezes, por esses motivos concorrenciais, os escritórios passam por problemas como o atraso de pagamentos ou encontram situações de risco para a empresa na gestão.

Para que essas dificuldades não afetem a sua empresa, é necessário aumentar os resultados utilizando os mesmos recursos atuais, pois assim o seu escritório sai na frente dos outros e não sofre com o exagero concorrencial, trazendo cada vez mais clientes para o seu escritório e levando a sua empresa ao sucesso.


Como produzir mais com o mesmo recurso?

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Se pensarmos em todo o contexto desse problema, percebemos que essa não é uma solução muito fácil de se obter, mas também não é impossível. Com bastante atenção e persistência, é possível aumentar o número de tarefas diárias e levar a empresa ao sucesso, porém é preciso tomar alguns cuidados pessoais e administrativos para conquistar esse feito.

Por isso, temos algumas dicas para que você consiga gerenciar corretamente o seu escritório e, assim, atingir uma maior produtividade sem precisar de um recurso maior que o seu atual. Confira:

1)      Profissionais são essenciais

Os seus colaboradores são o início de todo o seu processo de produção, pois é através deles que as tarefas propostas são concluídas. Por isso, é importante que você contrate os profissionais adequados e que tenham uma boa experiência no posto. Outra forma de melhorar o trabalho dos seus funcionários é investindo em cursos profissionalizantes para eles, os tornando cada vez mais experientes e integrados com as novidades da atualidade.

2)      Invista na tecnologia

Não seja conservador, pesquise e avalie formas tecnológicas que te ajudem nas tarefas. Procure por programas que possibilitam o ganho de tempo e um maior número de tarefas sendo realizadas no mesmo dia. Pesquise também sobre os melhores equipamentos que sirvam para o seu tipo de trabalho e invista na infraestrutura do seu estabelecimento. Utilize todas as facilidades da tecnologia a seu favor.

3)      Escolha bem os softwares

Pesquise, analise e converse com os gestores de cada departamento do seu escritório para realizar a melhor escolha dos softwares que podem te ajudar. Não decida sozinho, converse com aqueles que entendam melhor desses programas e, se possível, fale com o próprio fornecedor das ferramentas para tirar qualquer dúvida que você tenha.

4)      Escolha um tipo específico de cliente

Com o número de empresas de contabilidade que existem atualmente, a concorrência é muito grande. Sendo assim, trabalhar abertamente para qualquer tipo de cliente é muito arriscado. Se você escolher um segmento específico, o número de concorrentes diminui, enquanto a sua empresa começará a ser vista como um escritório de contabilidade ideal para um dono de uma mecânica, por exemplo, o que acaba deixando a sua empresa mais confiável para esse público.

5)      Organize as tarefas do escritório

Crie um cronograma de tarefas e as organize para cada setor, assim fica mais fácil observar o que está sendo feito e que tipo de trabalho está tendo problemas. Além disso, com as tarefas organizadas, os colaboradores podem focar em algum desafio que possa atrasar ou gerar problemas para o escritório e resolver de forma tranquila e natural.

6)      Estabeleça prazos e metas

Com datas estabelecidas para as tarefas, todos os funcionários ficarão mais centrados para cumprir o prazo e entregar corretamente o que foi proposto. As metas incentivam a produção, pois quando atingidas, demonstram a competência de cada pessoa que está trabalhando no caso, gerando uma maior produção. É interessante também criar metas em relação às necessidades das empresas dos seus clientes, assim você trabalha em cima de prazos e não deixa nenhum detalhe importante para trás.

7)      Estabeleça parcerias com os clientes

Ajude o seu cliente com as situações pelas quais ele passa. Entenda que ele precisa confiar a você todos os dados da empresa e, por isso, é essencial que a relação entre você e o cliente seja boa, pois assim ele não atrasará documentações e ajudará você a concluir o seu trabalho da forma mais rápida possível. Como citado acima, um software especializado ajuda a manter essa troca em ordem.

8)      Seja um líder, não um chefe

Evite ser um mandão, pois seus colaboradores podem ficar na defensiva com você e não oferecer toda a confiança que precisa. Aproveite a relação interna entre as pessoas para criar um ambiente agradável. Se preocupe com seus profissionais, pois eles estão ali para ajudar a empresa a crescer, por isso, mostre a eles cada meta atingida e demonstre sua gratidão e carinho. Evite que eles façam horas extras ou excedam o trabalho proposto. Todos esses cuidados e demonstração de atenção fará com que seus funcionários trabalhem duro nas tarefas para levar a empresa ao sucesso absoluto.

 

Minha produtividade aumentou, e agora?

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Seguindo as dicas, você conseguirá produzir muito mais com os mesmos recursos que tem atualmente e, quando atingir a maior produção, seus recursos aumentarão. Assim, você sempre terá como aumentar as metas e entrar em um constante crescimento.

Mas não se esqueça, você deve se preocupar com seus clientes e funcionários. Um bom relacionamento com as duas partes permite o crescimento da sua empresa sem dúvidas. Observe atentamente como estão as pessoas que trabalham com você e qual o nível de confiança que os seus clientes têm no seu escritório.

Gerencie o seu sucesso e tenha sempre sonhos maiores, as metas existem para nos impulsionar à realização, por isso, sempre estabeleça metas cada vez maiores (mas não impossíveis no momento), para que o emprenho e a força de cada funcionário aumente e seja recompensadora.

 

Esse artigo ajudou você? Veja também as dicas para captar clientes para o seu escritório. Comente suas ideias e compartilhe se achou interessante.

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