6 dicas para melhorar o controle do cadastro de clientes na empresa

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É comum que as empresas queiram conquistar novos compradores para os produtos e serviços que oferecem ou, então, prospectar contatos para sua base. Em meio a esse processo, desenvolver ações para melhorar o controle do cadastro de clientes é algo muito importante, capaz de gerar benefícios para as organizações.

Isso se justifica pelo fato de os cadastros bem organizados permitirem que o empreendimento entre em contato com os clientes para oferecer novos produtos e pratique o marketing de relacionamento — entre outras ações que possibilitem manter uma base de clientes ativa e que compre regularmente da organização.

Pensando nisso, desenvolvemos uma série de dicas para que você possa aperfeiçoar a forma como os cadastros são realizados em sua empresa e tenha um maior controle sobre ele. Ficou interessado? Então, siga conosco e confira todas as nossas orientações agora mesmo!

1. Padronize sua base de dados

É importante que você mantenha um padrão para toda a base de dados dos clientes cadastrados. Dessa forma, todas as informações estarão sempre bem organizadas, o que faz com que sejam facilmente encontradas quando alguma busca for realizada.

Também não é relevante que se tenha um formulário muito grande a ser preenchido para cada cliente. Convém estudar para saber quais informações dessas pessoas são realmente úteis para a empresa e quais podem ser descartadas, otimizando o trabalho de busca e o preenchimento de campos.

Informações como nome, telefone, e-mail, data de aniversário e endereço são, geralmente, as mais solicitadas. Os demais dados podem ser obtidos de outras maneiras, de acordo com a necessidade da organização.

2. Utilize um sistema de gestão que integre todos os setores da empresa

Para otimizar o trabalho e fazer contato com os clientes mais rapidamente sempre que for necessário, convém ter um sistema de gestão que integre todos os setores da empresa no mesmo local. Assim, os dados podem ser compartilhados em todas as áreas.

Desse modo, se a pessoa responsável pelo marketing tem o interesse de fazer uma abordagem do cliente, poderá acessar os dados registrados na mesma plataforma em que já realiza outras de suas atividades profissionais. Como consequência, seu tempo será otimizado.

O mesmo ocorre com o setor financeiro. Por meio de um mesmo sistema, tal departamento pode controlar o fluxo de caixa da empresa e verificar os dados dos clientes inadimplentes para, assim, fazer cobranças de pagamentos atrasados.

3. Complete e atualize as informações essenciais de todos os clientes

Conforme descrito no item 1 deste artigo, existem alguns dados que são relevantes para praticamente todas as organizações. Mas também é importante que tais dados sejam sempre completados e atualizados.

É comum, por exemplo, que algumas pessoas utilizem seus e-mails de trabalho quando compram algo para a empresa em que desempenham suas funções. No entanto, quando esse funcionário troca de emprego, pode continuar seu cliente e, para isso, é preciso atualizar o e-mail para o da nova companhia.

O mesmo ocorre quando o cliente muda de endereço físico ou troca o número de seu telefone. Isso tudo precisa ser atualizado, e a melhor forma de fazer tal procedimento é solicitando uma breve atualização de cadastro sempre que uma nova compra é realizada.

4. Analise clientes inativos

Você não precisa excluir os clientes inativos de sua base de contatos, mas pode verificar aqueles que não interagem com sua empresa por uma quantidade muito grande de tempo e realocá-los para um grupo específico. Ele pode ser denominado de “ex-clientes” ou “clientes inativos” em seu sistema.

Desse modo, uma possibilidade é desenvolver estratégias para fazer com que tais pessoas voltem a ser clientes de seu negócio por meio de ações persuasivas. O envio de newsletters que convençam o contato a voltar a fazer compras em sua empresa é uma delas.

Assim, após um período, você pode trazer de volta um cliente inativo para o grupo de ativos. E, por outro lado, deve excluir de vez aqueles que por qualquer motivo não demonstrem mais interesse em interagir com você.

5. Faça o acompanhamento dos contatos

Ter um cadastro completo e com informações relevantes dos clientes é muito relevante para o acompanhamento dos contatos, estratégia muito conhecida pelos profissionais de vendas. Ela tem o objetivo de acompanhar, qualificar e alinhar as expectativas dos leads ou contatos da empresa, para que eles realmente se tornem consumidores assíduos.

Vale destacar que, antigamente, era comum que as organizações comprassem listas com mailings contendo vários e-mails ou números de telefone de pessoas de uma determinada região. Mas essa já não é mais uma prática saudável, pois os indivíduos não dão atenção aos conteúdos aleatórios que recebem.

Por isso, você precisa conquistar seus contatos por meio de estratégias bem planejadas, que podem envolver o marketing de conteúdo e o inbound marketing. Assim, as próprias pessoas interessadas disponibilizarão os seus e-mails em formulários para fazer download de um e-book, por exemplo.

6. Proteja o seu cadastro de clientes

Como você pode observar, construir um cadastro de clientes não é algo tão simples quanto parece. E, para não perder todo o resultado de um trabalho árduo, é importante que todas as informações coletadas sejam muito bem protegidas.

Além disso, também deve ser levado em consideração que, ao disponibilizar dados pessoais para a sua empresa, o cliente está confiando que você não os fornecerá a ninguém.

Portanto, sempre faça back-ups das informações coletadas e garanta que elas fiquem armazenadas em um local seguro. Verificar as condições com que o sistema de gestão que você utiliza lida com os cadastros armazenados também é algo a ser levado em conta para garantir dados protegidos e livres de perdas ou vazamentos.

Temos certeza de que, se você seguir todas as nossas dicas, conseguirá melhorar o controle do cadastro de clientes em sua empresa. E, com isso, será possível potencializar suas vendas e as formas como a marca se relaciona com o público.

E, por falar em relacionamento com os consumidores, temos um material que pode ser muito útil para você. Baixe o nosso e-book “Marketing de relacionamento para empresas” e compreenda como essa estratégia pode ser eficiente para seu negócio.