Gestão de compras: entenda o que é e qual a sua importância

Entender o conceito de gestão de compras é fundamental para qualquer empresário do setor varejista. Tal afirmação se justifica pelo fato de que esse processo garante que possam ser controlados os suprimentos necessários para o trabalho na empresa, bem como o estoque dos produtos disponíveis para o público.

A aplicação da gestão, na prática, precisa ser feita com muito cuidado e atenção, sendo um processo contínuo na organização. De tal modo, este post foi desenvolvido para que você obtenha mais informações sobre o assunto e saiba como desenvolver a administração de compras na sua empresa.

Nos tópicos a seguir, vamos explicar o que é a gestão de compras, como ela funciona, qual a sua importância, como comprar de maneira adequada, os benefícios desse processo, entre outras informações relevantes sobre a temática. Ficou interessado? Então continue lendo e fique muito bem informado!

O que é a gestão de compras e como ela funciona no setor varejista?

Também chamada no meio como administração de compras, a gestão de compras pode ser definida como a atividade de adquirir matérias-primas que garantam o funcionamento interno de uma empresa. Desse modo, em uma empresa que produz móveis, por exemplo, a compra de madeira, metal, tecidos e outros materiais faz parte desse processo.

No caso mais específico do comércio varejista, no entanto, esse conceito tem uma aplicação um pouco diferenciada, sendo utilizado também para que sejam comprados os produtos que são revendidos aos clientes.

A ideia é que sejam feitos cálculos que envolvem os custos relacionados não apenas à compra, mas também às despesas que a empresa terá com estocagem e com depreciação dos produtos, de modo que se possa otimizar os gastos de forma estratégica, aumentando a rentabilidade da organização.

Quais são os benefícios de uma gestão de compras bem-feita?

A otimização dos custos e o potencial aumento da lucratividade sobre as vendas são os principais benefícios da gestão de compras para os empresários do setor varejista. No entanto, eles não se limitam a isso, também proporcionando vantagens em outras áreas e procedimentos.

Entre os benefícios ocasionados, podemos destacar a organização do estoque, que será muito mais bem feita, de modo que a entrada e saída de mercadorias seja sempre controlada. Isso pode ajudar para que produtos que têm grande potencial de vendas não fiquem em falta na loja e, além disso, para que não sejam feitas compras desnecessárias, como de itens que têm pouca saída e já estão disponíveis no estoque.

Como desenvolver a gestão de compras no setor varejista?

Para que você saiba, na prática, como desenvolver a gestão de compras, desenvolvemos uma série de passos que devem ser seguidos para se obter sucesso nesse processo. Veja nos tópicos a seguir:

Padronize os produtos e suas descrições

Tudo precisa ser organizado no estoque do seu comércio, de modo que seja mais fácil identificar quando um produto está em falta, entre outras atividades. Para isso, devem ser criadas categorias para que os itens comercializados possam ser classificados. Uma loja de roupas, por exemplo, pode classificar seus produtos em linha masculina, linha feminina e linha infantil.

O uso de código de barras individuais para cada produto ou de códigos gerais para cada tipo também pode ser útil para facilitar os processos e fazer com que confusões sejam evitadas.

Programe as compras da empresa

Não é adequado ficar recebendo vendedores ou representantes comerciais na empresa sem ter essa visita previamente agendada, pois você pode acabar comprando mercadorias por impulso e sem um estudo para saber se elas realmente têm potencial de venda na sua empresa.

Por isso, as compras precisam ser sempre planejadas, com base em estudos e no perfil dos seus clientes, de modo que as visitas de fornecedores sempre sejam agendadas e que você possa tomar frente e ditar as regras da negociação.

Tenha um bom relacionamento com fornecedores

Ainda falando sobre os fornecedores, é essencial que se tenha um bom relacionamento com eles, criando laços fortes e que gerem uma relação de confiança mútua. Afinal, as empresas que fornecem produtos têm o interesse em manter o seu comércio como cliente e você também precisa deles para garantir a sobrevivência no mercado.

A ideia é que você possa realizar um trabalho em conjunto com os fornecedores, apresentando a eles o seu planejamento de compras, podendo negociar prazos de entrega e pagamento, bem como ter a possibilidade de fazer pedidos urgentes, no caso de uma demanda inesperada por algum item em específico.

Como controlar o registro de entradas e saídas de mercadorias?

O principal passo para desenvolver a gestão de compras no setor varejista é o registro das entradas e saídas das mercadorias da empresa e por isso ele merece um item especial em nosso artigo.

Para poder fazer as compras de forma estratégica e planejada é preciso ter uma noção de exatamente tudo o que está disponível no estoque, ou seja, ter um controle minucioso na entrada e saída de todos os produtos.

Todas as mercadorias novas adquiridas dos fornecedores devem imediatamente ter a entrada no estoque, bem como tudo aquilo que é vendido aos clientes deve ser retirado. E, para que esse controle seja feito mais facilmente, recomenda-se muito o uso de um sistema de gestão.

Como um sistema de gestão pode facilitar esse processo?

Existem no mercado sistemas de gestão que são de fácil funcionamento e que ajudam muito os empresários a ter um estoque mais bem controlado. Esse tipo de programa garante que o estoque seja sempre coerente, com todas as entradas e saídas de produto sempre registradas no ato, o que permite mais qualidade no processo de compras.

Além disso, os sistemas podem gerar relatórios com métricas para que você gerencia todos os processos desde o orçamento de um produto até a emissão das notas fiscais. Isso também possibilita que você faça estudos do que é mais ou menos vendido no seu comércio, podendo planejar compras futuras.

Agora que você já entende um pouco mais sobre a gestão de compras, basta colocar os seus conhecimentos em prática e garantir mais sucesso e lucratividade no seu negócio.

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