Contabilidade na nuvem: tudo o que você precisa saber

Pequenas e médias empresas estão buscando, cada vez mais, opções que deem o que elas precisam por um custo menor — e claro que não seria diferente em relação ao mercado contábil que precisa sempre trazer novidades, como a contabilidade na nuvem.

Assim, a tecnologia tem ajudado gestores e funcionários de empresas, contadores e escritórios de contabilidade a lidar com a burocracia e a grande quantidade de dados que precisam ser gerenciados e estar sempre organizados.

Afinal, com a contabilidade na nuvem, é possível acessar e gerenciar os dados dos clientes de forma mais prática a partir de qualquer lugar, tornando o papel do contador menos mecânico e mais estratégico.

Sendo assim, se você quer se manter atualizado no mercado e agregar mais valor aos seus serviços, vale a pena continuar lendo este texto e entender o que é o sistema em nuvem, como ele funciona e quais as vantagens que ele pode trazer para o seu escritório de contabilidade. Vamos lá?

O que é um sistema na nuvem?

Imagine que você salvou uma foto no seu computador de mesa, que está na sua casa. Em um outro dia, você visita um amigo ao qual gostaria muito de mostrar essa mesma foto, mas isso não é viável, afinal, ela está guardada na sua máquina, certo?

O que você precisa saber é que, se ela estivesse guardada em uma pasta, dentro de um sistema em nuvem, seria possível exibi-la para quem você quisesse, desde que houvesse acesso à Internet.

Toda e qualquer informação armazenada em nuvem está disponível e pode ser acessada de qualquer lugar e por qualquer dispositivo que utilize Internet, sem a necessidade de instalação de um software específico. Ou seja, você vai precisar apenas de acesso à rede e de login e senha. Fácil, não?

Com certeza, você já conhece alguns sistemas em nuvem, como o Google Drive, o Onedrive e o Dropbox, ferramentas utilizadas em lugar de pendrives e HDs externos para fazer o backup de informações ou simplesmente para guardar fotos, vídeos, textos e outros arquivos importantes ou interessantes.

Além deles, você também pode considerar e-mails e as redes sociais como sistemas em nuvem, afinal, todas as informações colocadas lá, como fotos, vídeos, posts e mensagens, estão armazenadas em servidores espalhados pelo mundo, e você ainda pode acessar tudo isso, independentemente de onde estiver. Simples e prático.

Todos esses exemplos estão encaixados no modelo SaaS (Software as a Service) de infraestrutura em nuvem — a versão final dessa tecnologia —, ou seja, é quando há um programa já desenvolvido, com várias funções e que já está pronto para ser usado por pessoas que não têm conhecimentos técnicos de programação.

Um software na nuvem, então, é capaz de guardar diversos documentos e arquivos de forma organizada em um servidor remoto, ou seja, um servidor que não ocupa um espaço físico na sua empresa, além de contar com o fácil acesso por meio da Internet.

Como funciona um sistema na nuvem?

Esse tipo de sistema funciona a partir de vários computadores que podem estar em qualquer lugar do mundo. Eles estão o tempo inteiro ligados, recebendo e enviando informações.

Todas essas máquinas em funcionamento estão guardadas de forma segura em vários locais, sendo esses espaços chamados de “Data Centers”. Esses ambientes são gerenciados por empresas especializadas nesse tipo de tecnologia e que priorizam a segurança dos equipamentos. Como você pode ver, é tudo muito profissional, seguro e fácil.

Para simplificar, sempre que você adiciona ou retira uma informação do sistema em nuvem é a mesma coisa de que se estivesse criando ou deletando um arquivo em sua própria máquina, com a diferença de que esse computador está em algum lugar no planeta e você tem acesso às suas informações a partir de qualquer outro local, ao mesmo tempo em que as mantém seguras.

Por que utilizar um sistema de contabilidade na nuvem?

O sistema de contabilidade em nuvem é uma das ferramentas para escritório contábil mais eficientes atualmente. Com esse recurso, pode-se observar o impacto da inteligência artificial na contabilidade a partir da automatização de processos, o que facilita muito a organização de informações e documentos, e na gestão financeira, que é feita pelos clientes do escritório a partir de um sistema fiscal.

Com a maior integração entre escritórios de contabilidade e clientes a partir da facilidade em acessar informações, é possível ser mais ágil nas atividades do dia a dia de trabalho e, assim, aumentar a produtividade da sua empresa.

Quais as vantagens de armazenar documentos contábeis na nuvem?

As vantagens da utilização desse tipo de tecnologia são muitas, tanto para um escritório de contabilidade quanto para os clientes. Esse sistema traz para os negócios:

  • segurança;
  • flexibilidade;
  • integração;
  • mobilidade;
  • praticidade;
  • organização;
  • produtividade;
  • rendimento;
  • redução de custos;
  • redução de espaço físico.

Segurança

Todas as empresas, independentemente do segmento em que atuam, precisam e querem a garantia de que todos os seus dados estão seguros, ou seja, de que suas informações confidenciais não serão roubadas e muito menos perdidas.

Assim, existe um grande avanço na área da cibersegurança, que traz a inteligência artificial integrada ao sistema de segurança dos softwares.

Ao mesmo tempo em que surgem melhorias nas partes físicas das máquinas, também existem modificações que são feitas constantemente nos softwares, que contam sempre com atualizações com otimizações e correções de bugs.

Todas essas mudanças são feitas automaticamente por quem fornece o serviço, assim, o usuário não precisa se preocupar em baixar versões mais novas e passa a ganhar tempo.

Outro benefício que você tem ao usar programas de contabilidade na nuvem é o fato de que é possível controlar quem tem acesso a qual tipo de informação, evitando, por exemplo, que funcionários possam vazar informações importantes da empresa, prejudicando, assim, o desenvolvimento do escritório contábil.

Certamente, todos os dados contidos no sistema têm cópias salvas, que são feitas regularmente pelo fornecedor do programa. Todos esses recursos são essenciais para que acidentes que poderiam causar sérios danos sejam evitados.

Dessa forma, a rotina da empresa vai continuar normalmente todos os dias e o seu escritório não perderá clientes, pelo contrário, pois terá mais tempo disponível para dar mais atenção a eles. Além disso, as suas atividades não vão parar por problemas na rede de compartilhamento de arquivos.

Flexibilidade

O risco de perder informações por chegar ao limite da capacidade de armazenamento da máquina deixa de existir, já que o espaço disponível para manter os dados é flexível e pode ser liberado quando o cliente precisar, desde que ele troque o plano de assinatura.

O mesmo pode acontecer em um momento em que houver um pico de processamento, afinal, o software pode aumentar momentaneamente sua capacidade e retornar ao nível normal quando o momento crítico passar.

Os sistemas também contam com uma maior flexibilidade no momento de customizar o seu plano, adicionando ou retirando funções e aumentando ou diminuindo o espaço conforme a quantidade de funcionários e, com isso, adaptando-se completamente às necessidades da empresa.

Ter um sistema operacional flexível permite que os funcionários se adaptem mais facilmente às demandas e ao serviço, o que pode contar como uma força a ser utilizada no momento de tomar decisões estratégicas, de modo que as funções sejam remanejadas e adaptadas de acordo com cada situação.

Integração

Todos as pessoas que trabalham no escritório poderão ter acesso ao banco de dados em nuvem ao mesmo tempo, o que permitirá um comportamento mais integrado e colaborativo entre eles.

Ao modificar um conteúdo, a atualização estará visível para quem acessar o arquivo no mesmo instante, evitando que existam várias versões do mesmo documento. Além disso, cada setor poderá adicionar seus documentos em uma pasta, sem que haja sobrecarga de sistema ou dependência de uma área em relação à outra.

Mobilidade

O acesso remoto ao sistema também é um forte ponto de melhoria. Dessa forma, qualquer pessoa, seja funcionário da empresa, seja contador, poderá acessar as informações a partir de qualquer lugar em que estiver e em qualquer dispositivo que queira utilizar, seja um notebook, seja um smartphone, seja um tablet, desde que esteja conectado à Internet.

Vale lembrar que nada precisa ser instalado. Na realidade, tudo estará ao alcance de todos que tiverem o seu próprio login e senha.

Imagine que você está fora da empresa e precisa acessar um documento específico de um cliente, seja para conferência, seja para utilizá-lo em algum procedimento de rotina junto ao governo. Não é preciso se preocupar em levar vários papéis, é só levar o notebook.

Em relação aos funcionários, o benefício é o mesmo. Todo mundo poderá trabalhar independentemente de estar fisicamente presente no ambiente de trabalho, trazendo mobilidade aos processos e à rotina.

Praticidade

Em determinados momentos, existem algumas emergências que precisam ser resolvidas, e quem atende a diversos clientes que não podem ficar com a empresa parada, sem poder trabalhar, entende dessas situações.

Além do mais, ter todos esses recursos de fácil acesso, junto à sincronização de dados, ajuda a ter uma visão macro atualizada em tempo real. No fim das contas, você vai poder oferecer conselhos melhores e mais precisos aos donos das empresas.

Ao terem mais informações em um nível mais preciso, tanto o contador quanto o proprietário conseguem, juntos, tomar melhores decisões e comprovar a teoria da contabilidade mental, que explica qual é o processo mental mais utilizado no momento de tomada de decisão.

Em resumo, todas as decisões, inclusive as financeiras, são feitas baseadas no que se acredita ser melhor naquele momento, sem considerar a situação inteira. Por exemplo, imagine que o seu cliente precisa fazer uma compra naquele instante, pois uma peça de uma máquina quebrou, e a produção não pode parar.

No momento de acertar o pagamento de uma peça nova ou do conserto, pode ser que a opção escolhida seja pagar no maior número de vezes parceladas. No entanto, se você tiver todos os documentos de fluxo de caixa atualizados, é possível comparar informações que permitam identificar que a melhor opção não é pagar em 5 vezes parceladas com juros, mas em 2 vezes sem juros.

Organização

Cada colaborador precisará se adaptar aos padrões de organização da empresa para que todas as operações fluam de forma harmônica. Não é difícil perceber uma situação em que um funcionário falte e outro precise dar continuidade às tarefas do colega e, obviamente, ele precisará encontrar todos os arquivos que normalmente são utilizados para cumprir aquelas funções.

E é naquele momento em que o colaborador vai “pôr a mão na massa” que ele se depara com a facilidade em achar os arquivos, porque tudo está organizado. A organização do ambiente virtual de trabalho é o que vai fazer a diferença na produtividade do colega substituto.

Por isso, para que todos possam trabalhar em conjunto, é preciso que regras sejam seguidas à risca, a fim de manter o mesmo nível de produtividade independentemente de quem esteja fazendo o quê.

Uma vez que os arquivos estejam todos em ordem, será mais fácil se adequar às normas contábeis, à contabilidade tributária e a diversas outras situações que exijam um padrão e documentos específicos, pois haverá a melhoria no controle de todos os arquivos.

Produtividade

Outro cenário comum nos escritórios é o envio e recebimento exagerado de arquivos de um departamento para o outro para a aprovação ou alteração desses documentos. Isso sobrecarrega os e-mails dos funcionários, além de ser contraprodutivo, afinal, alguém sempre precisa procurar um determinado arquivo em seu amontoado de mensagens e perde tempo novamente baixando o documento, alterando e anexando-o para reenviá-lo.

Com o sistema em nuvem, todo esse trabalho não será mais necessário, já que, de qualquer computador com acesso à rede, é possível encontrar os arquivos e alterá-los. Imediatamente, a modificação é salva, e todos poderão acessar o arquivo atualizado.

É exatamente por esse motivo que não há problema caso um computador quebre ou fique inativo, porque o funcionário poderá usar outro com acesso à rede para acessar o servidor em nuvem e continuar trabalhando. Dessa forma, o software ajuda a melhorar a produtividade no escritório contábil.

Rendimento

A troca de documentos entre escritório, cliente e os órgãos de regulamentação fiscal torna-se muito mais dinâmica, rápida e segura a partir de um software em nuvem, o que traz mais facilidade para todos os envolvidos.

O tempo que é economizado pela melhoria desses trâmites pode ser, agora, usado para outras ações. É possível se dedicar mais ao atendimento de assuntos de maior importância para o seu cliente, como o planejamento estratégico das finanças e o estudo de soluções mais práticas e econômicas para cada setor.

Afinal, para o cliente, “tempo é dinheiro”, portanto, tempo economizado é dinheiro poupado.

Redução de custos

Com um software em nuvem, não será mais necessário investir em servidores ou redes que compartilhem arquivos em toda a empresa, sistemas de backup, manutenção, atualização de softwares e espaço físico.

Outra economia nítida está nas contas de energia e manutenção de máquinas. Como não há mais um servidor ocupando o espaço físico da empresa e que nunca pode ser desligado, também não é preciso pagar um técnico para fazer reparos.

Além disso, quando se trata do próprio programa em si, pode-se dizer que ele apresenta um baixo investimento inicial, o que pode ser visto como uma grande vantagem.

Esses programas geralmente são licenciados de acordo com o número de usuários que farão uso do sistema, ou conforme as funcionalidades adquiridas e a forma de assinatura (mensal ou anual).

Redução de espaço físico

Outro ponto consideravelmente vantajoso é a redução do espaço físico dentro das empresas. Ao utilizar um sistema na nuvem, não é mais preciso usar muitas gavetas para guardar arquivos intermináveis em pastas e mais pastas.

Na realidade, a quantidade de papéis que você vai usar no dia a dia reduz drasticamente, já que todos os documentos estarão no sistema. Consequentemente, além da diminuição dos gastos com material de escritório, o ambiente também fica mais limpo, moderno e espaçoso.

Todo o ambiente pode ser aproveitado de diferentes formas, como para alocar mais pessoas e, assim, ter mais funcionários, mais produtividade e mais clientes.

Como escolher o sistema de gestão na nuvem ideal?

Para escolher um bom software de contabilidade na nuvem, primeiramente, você precisa pensar em qual o seu modelo de negócio e quais as suas necessidades para poder escolher os planos e serviços que melhor atendem você. Existem módulos e planos diferenciados que agregam ou não certos tipos de serviços.

Além disso, o sistema precisa ser confiável. Ninguém quer contratar um serviço online que fica fora do ar várias vezes ao dia ou que demande contato com o suporte a cada uso, não é verdade?

Busque indicações de colegas ou sistemas reconhecidos no mercado. Faça um teste grátis para saber se é fácil de usar, se não trava e se é eficiente.

O que pode complementar o sistema de gestão na nuvem?

Para que o seu escritório seja eficiente e ganhe mais produtividade, nada melhor que ajudar seus clientes a serem mais organizados e produtivos também. Adotar um sistema completo de gestão que proporcione o controle de todos os pontos do negócio do seu cliente vai ajudá-lo nessa tarefa, por isso, é interessante que você, contador, faça essa sugestão.

Existem sistemas em nuvem que mostram claramente a situação de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e todas as questões sobre a organização financeira diária de uma empresa. No caso do sistema Myrp, existem diversos módulos e funcionalidades, como:

  • varejo;
  • entradas;
  • saídas;
  • estoque;
  • SPED;
  • financeiro;
  • transporte;
  • serviços.

Além disso, o plano mais completo inclui:

  • financeiro;
  • suporte das 8h às 22h, de segunda-feira à sexta-feira;
  • armazenamento em nuvem;
  • NF de consumidor ilimitada (NFC-e, S@T CF-e);
  • NF de produto e serviço ilimitada (NF-e, CT-e, MDF-e, NFS-e);
  • entrada da nota de compra ilimitada;
  • PDVs ilimitados;
  • estoque;
  • boleto registrado ilimitado;
  • leitura da etiqueta da balança;
  • SPED fiscal.

Esse sistema permite fazer a gestão financeira completa, ter todos os documentos fiscais dos clientes atualizados e padronizados conforme a legislação e estar em sincronia com todas as movimentações e lançamentos dos clientes, ao mesmo tempo em que diminui os custos do escritório.

Como exemplo, eles vão ter mais controle sobre as entradas de mercadorias, desde o pedido de compras até o recebimento delas, as emissões de notas fiscais, as saídas de mercadorias, o controle de estoque, a movimentação de pontos de vendas, a emissão de documentos fiscais e outros detalhes — tudo a partir do software.

Além disso, a organização dos documentos dos seus clientes vai facilitar muito a sua rotina como contador, não é mesmo?

Qual o panorama do software em nuvem?

A partir de todos esses benefícios, as empresas podem esquecer o compartilhamento interno de arquivos utilizando e-mail e pendrives — artifícios esses que deixam os computadores mais vulneráveis aos vírus.

Com qualquer software em nuvem, todos os arquivos podem ser sincronizados e acessados de diferentes plataformas e locais, desde que uma conexão com a Internet esteja disponível. Ao guardar documentos em pastas e arquivos virtuais, o espaço físico que era ocupado com gavetas para pastas suspensas estará liberado para ser aproveitado de outra forma.

Custos com materiais de escritório, energia e manutenção deixam de existir para dar lugar a outras oportunidades de investimento, como a compra de outros softwares, a contratação de novos funcionários ou em qualquer ação que faça o negócio prosperar. O tempo também será mais bem aproveitado, fazendo com que as equipes tornem-se mais integradas e produtivas.

Com esse novo comportamento, é possível aumentar a competitividade da empresa e definir melhor os passos estratégicos para abrir espaço para mais oportunidades de negócios, agregando ainda mais valor aos serviços oferecidos para as empresas, que, agora, contarão com melhor atendimento e eficiência.

Os eventuais problemas rotineiros diminuirão, e os colaboradores melhorarão as suas performances com a otimização do tempo. Além disso, a utilização do software deixa a troca de informações mais segura, e os documentos, mais bem guardados.

A segurança, a flexibilidade, a sincronia, a mobilidade, a praticidade, a organização e a produtividade adquiridas resultarão em rendimentos para as empresas, garantindo, assim, uma maior lucratividade do escritório contábil.

Os contadores, por sua vez, acabam por conquistar novas oportunidades para modificar os seus próprios papéis dentro do mundo dos negócios para se tornarem verdadeiros consultores, graças ao tempo que conseguem economizar e que, antes, era usado para atender problemas de rotina que, com o software de contabilidade na nuvem, diminuirão muito.

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