Descubra como melhorar a organização de empresas

Você pratica a organização de empresas no seu negócio? Trata-se de um método importante para que os trabalhos sejam sempre muito bem desenvolvidos, sem que ocorram erros no momento de sua execução.

Além disso, uma empresa organizada tem processos que levam menos tempo para serem desenvolvidos, pois tudo é otimizado, o que também colabora para que a lucratividade do negócio seja maior.

Portanto, compreender a organização das empresas é algo que jamais deve ser deixado de lado pelas empresas, independentemente do porte do negócio. No comércio varejista, em que o atendimento ao cliente é direto e cotidiano, essa organização se faz ainda mais importante.

A ideia deste artigo é mostrar para você como melhorar a organização de empresas. Para isso, vamos explicar quais são os benefícios da organização nas empresas, como mapear o que precisa ser organizado, os principais departamentos que devem fazer parte dessa organização, o papel dos funcionários no processo, cases de sucesso de organizações que implantaram esse método e as principais ferramentas que você pode utilizar para isso.

Ficou interessado em obter todas essas informações e, assim, garantir a completa organização da sua empresa? Então continue a leitura e confira tudo isso agora mesmo. Vamos lá?

Quais são os benefícios da organização de empresas?

A chamada administração neoclássica surgiu no século XX, com modelos como o de Henri Fayol, autor da chamada Teoria Clássica, e Frederick Winslow Taylor, o fundador da administração e do modelo chamado de taylorismo. O fordismo, de Henry Ford, surgiu nos anos seguintes, quando a produção das empresas passou a ser em larga escala.

A partir dos modelos implantados por esses teóricos e que, com as devidas alterações e atualizações, ainda são vistos nas organizações contemporâneas, foi percebida a necessidade de se investir na organização de empresas.

Apenas com a organização das empresas é possível aplicar as técnicas de administração e, assim, aumentar a lucratividade e oferecer um melhor serviço ou desenvolver melhores produtos para os seus clientes.

Listamos a seguir uma série de benefícios da organização nas empresas. Confira!

Diminuição dos problemas

É impossível que não ocorram problemas em uma empresa, mas eles podem ser diminuídos com os processos de organização. Isso porque boa parte dos erros cometidos nas empresas se justificam pela falta de informações organizadas ou pelas atividades serem feitas às pressas por conta da desorganização.

Um software de gestão que permite a contabilidade na nuvem, por exemplo, faz com que documentos não sejam perdidos, arquivos apagados etc. Isso tudo evita uma série de problemas para o negócio.

Aumento da produtividade

Se os problemas diminuem, a produtividade dos colaboradores aumenta quando há a cultura da organização em uma empresa. Isso se justifica pelo fato de ser possível fazer mais coisas em menos tempo.

Com a empresa organizada, cada funcionário saberá onde encontrar o que necessita para realizar o seu trabalho, precisando dedicar menos tempo para procurar objetos ou documentos, por exemplo.

Cumprimento dos prazos

Praticamente todas as empresas trabalham com prazos, como uma indústria que tem um limite de tempo para entregar uma demanda aos clientes, uma loja que precisa cumprir o prazo de pagamento de seus fornecedores etc.

Tudo isso é feito com mais facilidade quando há a organização da empresa. Afinal, com um planejamento estratégico bem desenvolvido e os setores bem alinhados, ocorrerão menos imprevistos, fazendo com que haja organização do tempo e, assim, os prazos não deixem de ser cumpridos sob nenhuma hipótese.

Diminuição de custos com estoque

Se não for bem organizado, o estoque pode trazer sérios problemas e, até mesmo, prejuízo para as empresas. Imagine um supermercado, por exemplo: o que pode acontecer se os produtos vencerem no estoque antes de serem colocados à venda nas prateleiras? E o que aconteceria se as compras fossem feitas de maneira errada e o estabelecimento não tivesse em estoque um produto que é muito solicitado pelos clientes?

A resposta para essas perguntas é simples: haveria prejuízo. Portanto, ter uma empresa organizada também gera o benefício da diminuição de custos com o estoque e tudo isso é muito positivo também por refletir em outras áreas, como a contabilidade.

Melhor percepção dos clientes

As empresas que são organizadas conseguem atuar com mais transparência e prestar um serviço com mais qualidade para os seus clientes. Essa melhor percepção da empresa perante os seus públicos certamente é algo extremamente positivo.

Afinal, com clientes satisfeitos, a empresa será mais bem falada pelas pessoas, que indicarão os produtos e serviços do seu negócio para os seus amigos, falarão bem dele nas redes sociais, entre outras atividades que farão com que a imagem da empresa se desenvolva de maneira positiva.

Esses são alguns dos principais benefícios que a organização traz para as empresas. Mas como saber o que deve ser organizado em um negócio? Para isso, é necessário fazer um mapeamento de processos.

Como começar a mapear o que deve ser organizado na empresa?

O mapeamento de processos é uma metodologia utilizada no meio empresarial para monitorar um conjunto de atividades desenvolvidas por uma empresa. De maneira geral, podemos dizer que trata-se de um processo que define, de maneira organizada, como o trabalho desenvolvido se transforma em produtos ou serviços de qualidade para os clientes.

Esse procedimento deve contar com o apoio de todos os colaboradores da empresa, que poderão desenvolver uma espécie de relatório com todas as atividades que eles realizam em seu dia a dia profissional.

O mapeamento pode ser dividido por setores. Por exemplo, a área de contabilidade faz um completo relatório de tudo o que faz em seu dia a dia, o setor de RH mapeia as atividades relacionadas à gestão de pessoas, os profissionais do marketing fazem o mapa das atividades relacionadas à publicidade e às estratégias de relacionamento com os públicos, a área de logística lista as atividades do controle de estoque e transporte de mercadorias etc.

Após a realização desse mapeamento de processos, pode ser desenvolvida uma espécie de checklist na empresa. Assim, cada setor terá um cronograma de atividades que pode ser seguido para otimizar o trabalho em cada uma das áreas da empresa, de maneira muito mais organizada.

Mas quais são esses departamentos que precisam ser organizados em uma empresa? Veja no tópico a seguir.

Quais são os principais departamentos da empresa que devem ser organizados?

A divisão de tarefas por departamento é algo que deve ser praticado por todas as empresas, independentemente de ser um pequeno negócio varejista ou uma grande companhia. A ideia é que, com a divisão bem estruturada, cada colaborador saiba o que é de sua responsabilidade e o que não é na organização.

Assim sendo, os principais departamentos de uma empresa que devem ser organizados, cada qual da sua maneira, são os seguintes:

Departamento financeiro

O departamento financeiro ou contábil é o responsável pela administração dos recursos monetários de uma empresa. É esse setor que realiza os trabalhos relacionados à tesouraria, investimentos, pagamentos de contas e impostos, planejamento financeiro, acompanhamento de lucro e dividendos etc.

Resumidamente, podemos dizer que a função principal do departamento financeiro é garantir os recursos para que uma empresa cumpra os seus objetivos, seguindo sempre competitiva e apresentando lucros não apenas de maneira imediata, mas também em longo prazo.

Departamento contábil e fiscal

Muitas pessoas tendem a pensar que o departamento contábil e o departamento financeiro são sinônimos, mas isso é uma inverdade. Apesar de, muitas vezes, atuarem juntos, as funções dos setores são diferentes.

O setor contábil é mais focado em atividades corriqueiras do dia a dia, como a emissão de notas fiscais, controle do fluxo de caixa, movimentações de ativos e passivos, controle das contas a pagar e a receber etc.

Setor de estoque

O setor de estoque tem a responsabilidade de controlar todos os produtos que são armazenados nas dependências da empresa antes de serem colocados à venda para os consumidores. A ideia é que estejam sempre disponíveis os itens que mais são vendidos na empresa. Um supermercado, por exemplo, jamais pode deixar que faltem itens de cesta básica para venda, pois são considerados os carros-chefes desse tipo de estabelecimento.

Da mesma forma, o setor de estoque, que está muito relacionado à área de logística, também precisa ter tudo controlado de forma minuciosa para otimizar a gestão de compras e evitar que produtos estraguem antes de serem vendidos.

A organização do estoque pode adotar técnicas como a PEPS, sigla para “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai”. Esse método parte do pressuposto que os itens que dão entrada primeiro no estoque devem ser os primeiros a sair.

Departamento de vendas

O departamento de vendas, conforme o próprio nome sugere, é a área da empresa que articula as relações entre empresas e clientes para que sejam vendidos os produtos ou serviços da organização.

É importante, na organização desse departamento, que se tenha ferramentas como uma lista com cadastro de clientes para que seja feita uma melhor abordagem para oferecer produtos e também para executar estratégias de pós-vendas, por exemplo.

Departamento de marketing

O setor de marketing atua em sinergia com o departamento de vendas, porém a sua função não é especificadamente vender. Assim sendo, o marketing visa traçar estratégias para atrair pessoas interessadas nos serviços ou produtos de uma empresa.

Por meio de ações de propaganda, publicidade, assessoria de imprensa, relações públicas, entre outras áreas que envolvem a comunicação com clientes e prospects, é possível estruturar excelentes estratégias de marketing digital. Porém, tudo isso só será bem-sucedido quando forem feitas ações de maneira organizada.

Recursos humanos

Responsável pelo recrutamento e seleção dos colaboradores da empresa, o setor de recursos humanos é importante para escolher os melhores profissionais entre os candidatos que desejam trabalhar em uma organização.

Além disso, esse setor também assume funções de departamento pessoal, como estabelecer um bom relacionamento com os colaboradores, desenvolver ações de comunicação interna, controlar as jornadas de trabalho dos funcionários, criar planos de carreira, fechar a folha de pagamento, verificar as horas extras etc.

Tudo isso demanda muito trabalho, de modo que, em alguns casos de empresas maiores, o setor de recursos humanos ainda é subdivido em separações internas, o que exige ainda mais organização por parte da empresa.

Setor administrativo

Se uma organização for vista metaforicamente como uma pessoa, certamente o setor administrativo seria o coração. Isso se justifica por ser ele o responsável pelo planejamento estratégico, bem como a gestão e coordenação de todas as demais áreas de uma empresa.

É natural, ainda, que em empresas menores, o setor administrativo absorva atividades que são de outras áreas anteriormente listadas, o que não é errado, porém, que deve ser feito com muito cuidado.

Esses são os principais setores ou departamentos de uma empresa. Eles precisam ser totalmente organizados e, apesar de cada um ter função específica, precisam andar sempre juntos.

A empresa precisa ser vista como uma máquina, conforme teoria defendida pelo teórico Gareth Morgan. Assim, cada setor pode ser visto como uma peça ou articulação de um equipamento, que garante o bom funcionamento do todo.

Um software de gestão completo, que centralize recursos para todas as áreas da empresa em um mesmo local é fundamental para que se obtenha o sucesso na organização de todas as áreas de um negócio.

Todavia, todos os departamentos só conseguem êxito para desenvolver as suas atividades de maneira organizada se os funcionários se envolverem nesses processos. Falaremos mais sobre esse assunto no tópico a seguir.

Como envolver os funcionários na organização da empresa?

A organização das atividades em uma empresa só ocorre com maestria se todos os funcionários se comprometem a atuar para que isso aconteça. De tal modo, é preciso que os gestores busquem meios e alternativas para isso.

Isso só é alcançado se a empresa desenvolver políticas claras e concisas de comunicação interna. Veja algumas dicas para isso nos tópicos a seguir:

Tenha um local de divulgação de informações centralizado

Em seu livro “Comunicação dirigida escrita na empresa: teoria e prática”, a professora e pesquisadora da área de relações públicas Cleuza G. Gimenes Cesca apresenta uma série de meios que podem ser utilizados para desenvolver a comunicação interna nas empresas. Memorandos, ofícios, circulares, jornais mural, banners, teasers, jornais e revistas internos, newsletter para os colaboradores, entre outros canais são apresentados e explicados com detalhes nessa obra.

No entanto, a pesquisadora destaca que as comunicações impressas precisam ser centralizadas em um mesmo local. Por exemplo, murais em locais de grande circulação dos colaboradores, como em vestiários e refeitórios.

O mesmo ocorre na produção de conteúdos dos meios digitais. O cadastro dos funcionários em um software de gestão facilita, por exemplo, que os responsáveis pela comunicação interna da empresa enviem e-mails ou mensagens SMS para comunicar os colaboradores sobre assuntos importantes.

Promova a interatividade

A comunicação na empresa precisa ser vista como uma via de mão dupla, ou seja, os colaboradores precisam dar feedbacks para as demandas levantadas pela empresa e vice-versa.

Isso tudo só é possível quando há interatividade. Ela pode ocorrer por meio de pesquisas de satisfação, caixa de sugestões etc. Por isso, cabe às empresas buscar meios para que ela seja desenvolvida e que possa contribuir para a sua organização.

Torne as informações acessíveis

Para que possam atuar em prol da organização dos processos da empresa, os colaboradores precisam ter acesso facilitado às informações que norteiam as suas atividades profissionais.

Assim sendo, é importante ter um software que organize todos os dados e informações da empresa em um mesmo local. Porém, é natural que informações sigilosas do setor financeiro não precisem ser acessadas pela área de marketing ou vendas, por exemplo.

Para isso, esses sistemas podem limitar os acessos de cada colaborador, que precisa fazer login por meio de usuário e senha e, assim, acessar apenas aquilo que lhe é permitido pela organização.

Existem cases de negócios que reduziram gastos implantando a organização de empresas?

Certamente você já compreendeu sobre a importância da organização nas empresas. Porém, deve estar se perguntando: será que isso, na prática, funciona mesmo? Para responder a esse questionamento, listamos alguns cases de sucessos de empresas que reduziram gastos implantando a organização. Veja:

Fiat Automóveis

A Fiat é uma das montadoras mais famosas do mundo, porém, isso não a livra de problemas que envolvem a organização. Prova disso foi o desafio que a empresa teve para lançar o novo Uno, que precisava ter a cara dos consumidores da marca.

Por meio de relatórios, interações nas redes sociais e uma base com informações de clientes organizados, a empresa conseguiu traçar um perfil de potenciais consumidores e, devido à organização, conseguiu grandes resultados na campanha de lançamento do veículo.

Toyota USA

A Toyota dos Estados Unidos também já sofreu por conta da falta de organização. Isso porque a empresa tinha computadores modernos e que produziam uma grande quantidade de dados, porém eles não tinha direcionamento algum.

A solução encontrada para isso foi a implantação de um sistema que otimizava, por meio de relatórios, o custo de produção de seus carros, envolvendo matéria-prima, trabalho dos funcionários etc.

Exemplos como os dessas empresas de grande porte demonstram como os grandes também precisam ser organizados. Se eles precisam ter todo esse preparo, o mesmo ocorre com empresas de menor porte e que devem ter na organização uma aliada para o sucesso.

Quais são as principais ferramentas importantes para a organização de empresas?

Existe, ainda, uma série de ferramentas que são muito importantes para que a organização se desenvolva de forma plena nas empresas. Na sequência, saiba mais sobre algumas delas.

Pesquisa de clima organizacional

Conforme visto anteriormente, os funcionários têm um papel fundamental para a organização da empresa. No entanto, para que eles possam desenvolver as suas tarefas corretamente e de maneira organizada, convém que eles estejam satisfeitos e motivados com a sua empresa.

Uma pesquisa de clima organizacional é importante dentro desse contexto, uma vez que mensura o grau de satisfação dos funcionários em relação à empresa, indicando para os gestores o que pode ser melhorado nesse relacionamento.

Evernote

O Evernote é um aplicativo que tem o objetivo de organizar ideias. Ele pode ser muito útil, portanto, para os gestores de empresas que não estão sempre no local de trabalho e que precisam anotar ideias para serem implementadas na organização.

Por meio de uma plataforma fácil de usar e intuitiva, é possível escrever ideias e guardar aquilo que é importante e não pode ser esquecido, funcionando como uma espécie de agenda com bloco de anotações.

Além de texto, o Evernote também armazena fotos, vídeos e outros tipos de conteúdo, facilitando a rotina de quem o utiliza para fins promocionais.

MindMeister

Esse programa é útil para a criação de mapas mentais, que podem servir como esboços para o planejamento ou catalogação de atividades nas empresas. Assim sendo, o programa pode ser utilizado tanto na apresentação de ideias em reuniões, quanto para a organização das tarefas para os colaboradores, por exemplo.

De forma gratuita, o MindMeister permite a criação de mapas, que podem ser salvos de maneira online e também exportados em formatos como o PNG e PDF.

Softwares de gestão

Os softwares de gestão são a melhor ferramenta para organizar informações em uma empresa. Além disso, eles também são econômicos, pois um mesmo sistema pode ser utilizado por diversos setores das empresas, também podendo ser acessado em nuvem.

O Myrp, por exemplo, é um sistema de gestão empresarial online que possibilita a emissão de documentos fiscais eletrônicos, otimizando assim a gestão financeira da empresa. No entanto, o programa também contribui para a gestão do fluxo de caixa, controle de estoque, controle de vendas, entre outras atribuições.

Assim, esse sistema demonstra-se muito completo e a solução ideal para uma empresa que deseja se destacar pela organização e conquistar melhores resultados.

Se você leu o nosso artigo até aqui, já compreendeu como melhorar a organização de empresas. Agora chegou a hora de você colocar todo o aprendizado em prática e desenvolver ainda mais o seu negócio, que não pode parar nunca de crescer.

A gestão de estoque, conforme destacamos, é importante para a organização de uma empresa. Por isso, para que você continue se qualificando sempre, recomendamos a leitura de nosso e-book “Gestão de estoque para lojas”. Ele traz informações importantes para você gerir seu negócio de forma ainda mais eficiente. Faça o download e confira agora mesmo!